Ecco come Xerox® DocuShare® ha aiutato un mobilificio fondato 99 anni fa a digitalizzare 500.000 documenti
Un dipendente di Fairfield Chair ha riassunto così la situazione: “Stavamo affogando nella carta”. Letteralmente.
Questo mobilificio a conduzione familiare, fondato 99 anni fa e con sede a Lenoir, nella Carolina del Nord, aveva un intero piano di uffici contenente più di 150 archivi. Le risposte alle numerose domande dei clienti si trovavano in quegli archivi, da qualche parte, tuttavia non erano facili da recuperare né da condividere. I dipendenti dovevano regolarmente lasciare i clienti in attesa al telefono, recarsi ad un altro piano per cercare il documento desiderato, quindi tornare al telefono per dare riscontro.
Sebbene l’azienda fosse radicata nelle tradizioni e molti dei suoi dipendenti fossero lì da due o tre generazioni, hanno realizzato che fosse giunto il momento di cambiare.
Fairfield Chair si è rivolta a Xerox per passare da un sistema analogico a uno digitale. "Il nostro obiettivo non è quello di essere paperless, bensì quello di usare soluzioni paperless" afferma Jeremy Lukovich, VP Sales, Xerox DocuShare. “Aiutiamo i nostri clienti a digitalizzare e automatizzare i processi lavorativi”. Xerox® DocuShare® consente agli utenti di eseguire la scansione dei documenti in un sistema centralizzato e in cloud per la gestione dei contenuti, dove i documenti possano essere valutati, gestiti, conservati in modo sicuro e resi accessibili agli utenti.
Digitalizzando 500.000 documenti, Fairfield Chair è stata in grado di eliminare gli archivi fisici e ridurre la sua dipendenza da un sistema di archiviazione cartaceo. L’azienda ha integrato sei diversi reparti in un’unica piattaforma, liberando il 40% dello spazio per ospitare nuovo personale. “Abbiamo eliminato 165 archivi” afferma Jamie White, CFO di Fairfield Chair.
Grazie all’accesso online istantaneo alle informazioni, i dipendenti di Fairfield Chair sono ora in grado di rispondere più velocemente ai clienti e l’azienda ha ridotto del 35-40% i propri costi di stampa.
“Una delle cose di cui ci rendiamo continuamente conto in Fairfield è come sia difficile cambiare ciò che è sempre stato gestito in un certo modo” afferma White. “La capacità di introdurre un prodotto innovativo sempre a portata di mano ci ha reso un’azienda migliore”.
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