Xerox® DocuShare® Flex: Gestione dei contenuti in cloud

Trasforma il tuo ufficio e migliora i flussi di lavoro semplificando l’acquisizione, gestione e condivisione dei documenti.

La gestione dei contenuti non è mai stata così semplice. Indipendentemente dal fatto che si parli di una PMI o di una divisione di una grande azienda, è possibile sfruttare facilmente i vantaggi della riduzione dei costi e dell’aumento della produttività offerti dalla nostra potente piattaforma di gestione dei contenuti cloud-based® Docushare Flex.

Cosa puoi fare...

  • Acquisire documenti: Con DocuShare Flex, l’acquisizione dei documenti è facile. Puoi scansire, classificare e convalidare ordini di vendita, fatture, contratti ecc. utilizzando un dispositivo mobile PC o stampante multifunzione Xerox, così come qualsiasi scanner con conformità TWAIN. Sfrutta la lettura OCR automatica nel cloud in tutte le lingue, fogli separatori con codice a barre, funzionalità di visualizzazione e indicizzazione integrate, integrazione del database e drag-and-drop multi-file per digitalizzare, ordinare e archiviare velocemente e facilmente i documenti.
  • Gestire dati e documenti: Utilizza DocuShare Flex per gestire i tuoi dati e documenti. Crea fasi di flusso di lavoro e tipi di documenti personalizzati. Invia i documenti acquisiti a flussi di lavoro per la convalida e l’approvazione. Definisci regole aziendali per automatizzare e migliorare processi aziendali quali la gestione dei contratti e le assunzioni. Assegna attività e gestisci i carichi di lavoro dei dipendenti.
  • Automatizzare: Gli strumenti per il flusso di lavoro di DocuShare Flex ti consentono di creare soluzioni per l’automazione altamente personalizzate. Per esempio, i Webform ti aiutano a eliminare la carta, grazie a moduli intuitivi online che consentono agli utenti di acquisire dati all’istante e avviare automaticamente le approvazioni, mentre gli strumenti di automazione della contabilità fornitori riducono tempistiche, operazioni e costi nell’elaborazione delle fatture.
  • Collaborare: DocuShare Flex rende efficiente e intuitiva la collaborazione e il lavoro di squadra. Annota le immagini per condividere le informazioni. Contenuti e-mail in più modalità: allegati, file ZIP o URL oppure all’interno di un flusso di lavoro. Crea cartelle a livello di team per migliorare le notifiche e la collaborazione tramite e-mail.
  • Integrare: Molte aziende dispongono di informazioni all’interno di silos come il CRM. Applicazioni ERP e finanziarie che contengono dati aziendali d’importanza chiave ma non facilmente “sincronizzate”. Connectors for DocuShare Flex è una piattaforma per l’integrazione con le applicazioni settoriali attraverso una semplice implementazione senza alcun codice. Questo scambio bidirezionale di dati si traduce in processi efficienti e in risultati aziendali più veloci.
  • Sfrutta le soluzioni per digitalizzare i processi: Aggiungi velocemente soluzioni cloud specifiche come Policy Manager for DocuShare® Flex, per automatizzare la revisione puntuale delle policy aziendali, affinché sia sempre disponibile la versione corretta di una linea guida o policy aziendale d’importanza critica per garantire la conformità. Le soluzioni DocuShare Flex sono studiate per adattarsi ai tuoi processi specifici. per esempio, Accounts Payable Automation acquisisce le fatture da più fonti (e-mail, fax, MFP, scanner di produzione) e automatizza approvazioni e pagamenti in base ai requisiti specifici della tua società o del tuo reparto aziendale.

... con la nostra piattaforma ricca di funzionalità

  • Facile da usare: L’impostazione e configurazione semplici, la piattaforma cloud SaaS e l’interfaccia intuitiva e facile da utilizzare consentono di implementare DocuShare Flex in pochi giorni anziché in mesi, senza alcuna necessità di formazione o supporto IT. Accedi ai contenuti in qualsiasi momento e da qualunque luogo e sfrutta il motore di ricerca full-text in pochi secondi.
  • Dispositivi mobili: Gli ambienti di lavoro moderni sono mobili e consentono di portare il lavoro con sé. L’app DocuShare Flex ti consente di eseguire il login, cercare e visualizzare documenti, scaricarli, caricarli e condividerli, acquisirli da dispositivi mobili e svolgere facilmente attività quali l’approvazione dei documenti. Grazie a questa app, le attività aziendali d’importanza critica possono procedere ovunque ti trovi.
  • Sicurezza: Xerox applica le migliori opzioni del settore in termini di sicurezza cloud, inclusi autenticazione crittografata degli utenti, backup programmati, storage off-site e replica dei siti. Gli amministratori possono controllare diritti e permessi: chi può accedere, scrivere e visualizzare i documenti, abilitare l’archiviazione automatica, la revisione e la distruzione dei dati e chi può usufruire della reportistica e degli audit trail della sicurezza.
  • Scalabilità: DocuShare Flex cresce insieme alla tua azienda, adattandosi ai cambiamenti nel numero di utenti, spazio di storage e requisiti dei processi. È inoltre possibile scegliere una licenza opzionale per utenti temporanei, utile se la tua azienda ha un numero limitato di utenti che accedono a Flex regolarmente.