Adattati a un nuovo modo di lavorare con Xerox® DocuShare® Flex

Xerox® DocuShare® Flex: Gestione dei contenuti in cloud

Trasforma il tuo ufficio e migliora i flussi di lavoro semplificando l’acquisizione, gestione e condivisione dei documenti.

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Cosa puoi fare...

Acquisizione

Acquisizione

Con DocuShare Flex, l’acquisizione dei documenti è facile. Puoi scansire, classificare e convalidare ordini di vendita, fatture, contratti ecc. utilizzando un dispositivo mobile PC o stampante multifunzione Xerox, così come qualsiasi scanner con conformità TWAIN. Sfrutta la lettura OCR automatica in cloud in tutte le lingue, fogli separatori con codice a barre, funzionalità di visualizzazione e indicizzazione integrate, integrazione del database e drag-and-drop multi-file per digitalizzare, ordinare e archiviare velocemente e facilmente i documenti.

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Gestione

Gestione

Utilizza DocuShare Flex per gestire i tuoi dati e documenti. Crea fasi di flusso di lavoro e tipi di documenti personalizzati. Invia i documenti acquisiti a flussi di lavoro per la convalida e l’approvazione. Definisci regole aziendali per automatizzare e migliorare processi quali la gestione dei contratti e le assunzioni. Assegna attività e gestisci i carichi di lavoro dei dipendenti.

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Automatizzare

Automatizzare

Gli strumenti per il flusso di lavoro di DocuShare Flex ti consentono di creare soluzioni per l’automazione altamente personalizzate. Per esempio, Webforms aiuta a diventare paperless, grazie a moduli online intuitivi che consentono di acquisire dati al volo e lanciare automaticamente le approvazioni. Le regole aziendali e la procedure di routing semplici e riutilizzabili consentono di automatizzare velocemente i processi. Inoltre, la reportistica consente di monitorare e analizzare i risultati.

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Collaborare

Collaborare

DocuShare Flex rende efficiente e intuitiva la collaborazione e il lavoro di squadra. Annota le immagini per condividere le informazioni. Contenuti e-mail in più modalità: allegati, file ZIP o URL oppure all’interno di un flusso di lavoro. Crea cartelle di team per migliorare le notifiche e la collaborazione tramite e-mail.

Digitalizzare i processi

Digitalizzare i processi

Sfrutta le soluzioni per digitalizzare i processi. Aggiungi velocemente soluzioni cloud appositamente progettate, come Policy Manager for DocuShare® Flex, per automatizzare la revisione puntuale delle policy aziendali, affinché sia sempre disponibile la versione corretta di una linea guida o policy aziendale d’importanza critica, al fine della conformità. La soluzione Contract Management for DocuShare® Flex aiuta a sfruttare il cloud per digitalizzare tutti i processi riguardanti i contratti, dalla creazione, collaborazione, negoziazione tra parti interne ed esterne, fino all’approvazione, firma digitale, richiamo rapido e al processo di rinnovo automatico. Gli strumenti Accounts Payable Automation riducono i tempi, il lavoro e i costi dell’elaborazione delle fatture.

Adattare

Adattare

Adatta velocemente le soluzioni per soddisfare i requisiti del tuo reparto o della tua PMI. Le soluzioni DocuShare Flex sono progettate per adattarsi ai tuoi processi specifici. Per esempio, Accounts Payable Automation acquisisce le fatture da più fonti (e-mail, fax, MFP, scanner di produzione) e automatizza approvazioni e pagamenti in base ai requisiti specifici della tua azienda o del tuo reparto.

Una piattaforma ricca di funzionalità

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  • Facile da usare: L’impostazione e configurazione semplici, la piattaforma cloud SaaS e l’interfaccia intuitiva e facile da utilizzare consentono di implementare DocuShare Flex in pochi giorni anziché in mesi, senza alcuna necessità di formazione o supporto IT. Accedi ai contenuti in qualsiasi momento e da qualunque luogo e sfrutta il motore di ricerca full-text in pochi secondi.
  • Mobile: Gli ambienti di lavoro moderni sono mobili e consentono di portare il lavoro con sé. L’app DocuShare Flex ti consente di eseguire il login, cercare e visualizzare documenti, scaricarli, caricarli e condividerli, acquisirli da dispositivi mobili e svolgere facilmente attività quali l’approvazione dei documenti. Grazie a questa app, le attività aziendali d’importanza critica possono procedere ovunque ti trovi.
  • Sicura: Xerox applica le migliori opzioni del settore in termini di sicurezza cloud, inclusi autenticazione crittografata degli utenti, backup programmati, storage off-site e replica dei siti. Gli amministratori possono controllare diritti e permessi: chi può accedere, scrivere e visualizzare i documenti, abilitare l’archiviazione automatica, la revisione e la distruzione dei dati e chi può usufruire della reportistica e degli audit trail della sicurezza.
  • Scalabile: DocuShare Flex cresce insieme alla tua azienda, adattandosi ai cambiamenti nel numero di utenti, spazio di storage e requisiti dei processi. È inoltre possibile scegliere una licenza opzionale per utenti temporanei, utile se la tua azienda ha un numero limitato di utenti che accedono a Flex regolarmente.