Writing on whiteboard

Ottimizzare i flussi di lavoro

Un’azienda manifatturiera dedica ora meno tempo alla gestione dei documenti e più tempo alla gestione del business

Clocks

La sfida

Un’azienda manifatturiera di medie dimensioni aveva problemi nella gestione dei documenti cartacei. Carla, la responsabile dell’ufficio addetto alla gestione dei dati, dedicava ore alla ricerca di documenti cartacei smarriti o archiviati in modo sbagliato, e spesso doveva recarsi a una struttura di storage esterna e lontana. Non esisteva inoltre un piano formale di disaster recovery.

MFP and smartphone

Soluzione

Grazie al software di gestione dei documenti, l’azienda ha potuto eseguire la scansione e digitalizzazione dei propri dati attraverso una stampante multifunzione con tecnologia Xerox® ConnectKey®. I dipendenti posso ora contare sull’accesso immediato e sicuro ai documenti digitali tramite i propri tesserini identificativi. Più utenti possono ora accedere contemporaneamente allo stesso documento aggiornato, ottimizzando così il flusso di lavoro. I dati vengono replicati nel cloud ai fini delle procedure di disaster recovery, offrendo il 99% di disponibilità e accesso ovunque nel mondo.

In azione

1. La semplicità al meglio

Carla inserisce i documenti cartacei nell’alimentatore della stampante multifunzione Xerox® e sfiora l’icona IMS Scan sullo schermo.

2. Intuitivo per natura

Seleziona le opzioni di scansione, risponde a due domande dal menu a discesa, immette un numero di file unico e preme il pulsante "Start" per avviare la scansione dei documenti.

Grazie al software di gestione dei documenti, l’azienda ha potuto eseguire la scansione e digitalizzazione dei propri dati

3. Orientato alle soluzioni

Ora che tutti i dati sono digitali, Carla e i suoi colleghi possono accedere a tutti i documenti dal proprio computer o dispositivo mobile.

4. Facilmente accessibile

I dipendenti possono facilmente individuare e stampare i documenti da qualsiasi dispositivo con tecnologia Xerox® ConnectKey® (su cui sia stata installata la app di stampa di IMS). Basta selezionare il pulsante "Print from IMS" sull’interfaccia dello schermo, rispondere alle domande che consentono di cercare il documento desiderato, quindi premere “Print”.

La tecnologia ConnectKey in azione

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