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Man sitting at desk working on laptop.

Come un’importante studio legale ha risolto le problematiche di gestione e condivisione dei documenti

Gli avvocati e il personale di Bell Law Group utilizzano una singola piattaforma per convertire e collaborare semplicemente, ovunque si trovino, grazie a Xerox® Workflow Central.

"Xerox Workflow Central semplifica davvero la vita quotidiana dei professionisti del settore legale di Bell Law Group".

– Benjamin Duthu, Xerox Legal Sector Marketing Manager
Bell Law solves document challenges with Xerox® Workflow Central YouTube Video

Bell Law Group è uno studio legale che si occupa di cause nell’ambito degli infortuni e del lavoro, rappresentando dipendenti, lavoratori statali e datori di lavoro. La società rappresenta clienti a livello nazionale ed è presente con le sue sedi in cinque città: Washington, New York, Syosset, Garden City e Miami.

La sfida

Cinque sedi con diverse reti IT rendevano difficile la condivisione dei dati

Bell Law Group, uno studio legale di alto profilo nel campo degli infortuni e del lavoro, è cresciuto attraverso le acquisizioni nei suoi venticinque anni di storia, fino ad avere cinque sedi in cinque città diverse degli Stati Uniti. I suoi avvocati passano spesso da un ufficio all’altro, in base alle esigenze dei clienti, e devono quotidianamente condividere ed elaborare documenti tra più uffici.

Tuttavia, il fatto che ciascuna sede disponesse di una rete IT separata e di diverse soluzioni software rendeva complessi l’accesso, la condivisione e l’elaborazione dei documenti. Gli avvocati utilizzavano, per esempio, le funzionalità software di una sede per convertire, oscurare o tradurre documenti, solo per scoprire che questi ultimi non erano disponibili oppure erano completamente diversi in un’altra sede. Questi problemi potevano spingere il personale a utilizzare strumenti non autorizzati per svolgere queste attività, con costi elevati in termini di tempo e risorse e con l’introduzione di possibili rischi per la sicurezza della società.

La società necessitava di un modo per consentire ai suoi avvocati e al personale di accedere facilmente ai documenti presso tutti gli uffici attraverso un unico ambiente semplificato. La società necessitava inoltre di una soluzione che consentisse al personale di accedere agli stessi strumenti di elaborazione dei documenti da qualunque luogo.

Alla luce delle crescenti esigenze aziendali, il gruppo era alla ricerca di una soluzione semplice che non richiedesse molta formazione e che funzionasse con l’infrastruttura già esistente.

Bell Law Group, storico cliente di Xerox, ha chiesto aiuto a Xerox Business Solutions (XBS) per trovare una soluzione.

La soluzione

Una piattaforma flessibile per la gestione dei flussi di lavoro

XBS ha raccomandato a Bell Law Group di valutare Xerox® Workflow Central quale piattaforma affidabile e flessibile, in grado di lavorare con il repository cloud già esistente e di fornire l’accesso ai dati 24/7 in tutte le sedi.

Alla luce delle tempistiche richieste dal cliente, Xerox ha proposto di effettuare una prova della piattaforma prima di decidere se adottarla in tutta l’azienda. In tal modo, la società avrebbe potuto provare le funzionalità della piattaforma come meglio credeva.

Nel corso di una prova durata tre mesi, Bell Law Group ha scoperto che Workflow Central poteva risolvere i suoi problemi di collaborazione, oltre a scoprire ulteriori funzionalità in grado di risolvere i suoi problemi di elaborazione dei documenti, tra cui conversione, traduzione, modifica e la possibilità di convertire appunti scritti a mano in documenti modificabili.

I risultati

Gli avvocati possono facilmente accedere ai documenti ed elaborarli velocemente in tutte le sedi

Gli avvocati dello studio legale sono ora in grado di accedere, condividere ed elaborare i documenti in modo più facile e veloce attraverso la piattaforma Xerox® Workflow Central.

Poiché la piattaforma lavora con il repository cloud di Bell, i dipendenti possono condividere documenti e collaborare in modo sicuro in tempo reale; si tratta di un aspetto d’importanza chiave per rispondere alle esigenze delle procedure legali con vincoli di tempo, come per esempio l’ambito di fusioni e acquisizioni.

I dipendenti di Bell possono accedere in modo facile e sicuro agli stessi strumenti quando devono convertire file in formati facilmente utilizzabili, tradurre, modificare e creare velocemente file audio dai documenti. Le funzionalità chiave che si sono dimostrate particolarmente utili nel lavoro quotidiano degli avvocati sono la conversione degli appunti scritti a mano in un formato modificabile e un’opzione che consente di riassumere le note.

In generale, il nuovo ambiente di collaborazione unificato sta aiutando il gruppo a ottimizzare la sua strategia client-first.

La società sta attualmente testando ulteriori soluzioni Xerox per migliorare ulteriormente i flussi di lavoro dei dipendenti e migliorare il servizio offerto ai clienti.

“Gli studi legali devono affrontare la continua richiesta di aumento dell’efficienza e dell’efficacia nei confronti dei clienti. Xerox Workflow Central, insieme a diverse altre soluzioni Xerox, risolve queste problematiche di tipo pratico pressoché universali".

– Benjamin Duthu, Xerox Legal Sector Marketing Manager

Icona di un ingranaggio con connettori che defluiscono a sinistraLa sfida

  • Quando i dipendenti decidono di lavorare da casa il più possibile, passano molto tempo a spostarsi dalla loro sede principale ad altre sedi o agli uffici dei clienti per partecipare a riunioni in presenza.

  • I dipendenti faticavano quindi a trovare strumenti sicuri e conformi per gestire le informazioni e condividere file legali all’interno dei loro gruppi di lavoro virtuali.

  • Bell Law Group desiderava consentire al proprio personale di condividere e conservare i dati di tutte e cinque le sedi come se si trattasse di un’unica sede.

Icona di una lampadinaLa soluzione

  • Dopo un periodo di prova, Bell Law Group ha adottato Xerox® Workflow Central, che offre un’unica piattaforma sicura e flessibile per la gestione dei flussi di lavoro, approvata per il contesto aziendale.

  • Gli utenti possono accedere al servizio in qualsiasi momento da PC, dispositivi mobili e dalle stampanti multifunzione Xerox® ConnectKey® per convertire all’istante documenti PDF in formati modificabili.

  • Gli utenti possono usufruire dell’intera libreria di flussi di lavoro disponibili (Conversione in file MS Office, Conversione in file audio, Oscuramento dati sensibili, Traduzione, ecc.)

  • Dopo la modifica, i documenti sono immediatamente inviati al repository cloud di Bell oppure trasmessi ai clienti tramite e-mail utilizzando la funzionalità di crittografia e tracciamento per una maggiore sicurezza durante l’invio.

Grafico con traiettoria verso l’alto e un ingranaggio sopraI risultati

  • Convincere il team a utilizzare lo strumento è stato facile e non è stata necessaria alcuna formazione individuale.

  • Gli avvocati e il personale della società possono ora convertire e modificare i documenti più velocemente ovunque si trovino e in modo totalmente conforme.

  • La funzionalità di crittografia e tracciamento consente al cliente di condividere in modo sicuro file riservati tra i componenti del team o con persone esterne.

  • Bell Law Group è ora in grado di offrire un servizio più rapido ai clienti, supportando la propria strategia client-first.

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