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Caso di studio: 100 anni (e 500 scatoloni) di dati cartacei ora digitalizzati

Family Service Toronto (FST) era così impegnata a occuparsi delle persone da trascurare i suoi problemi legati ai documenti cartacei. Dal 1914, FST mette in contatto cittadini di Toronto in difficoltà con terapisti, servizi comunitari, patrocini e scuole. I servizi e i clienti di FST sono aumentati nel corso del secolo, così come i suoi documenti cartacei. Poi, un giorno, FST ci ha chiesto aiuto.

Il personale amministrativo di FST eseguiva manualmente molte delle immissioni e convalide dei dati, con enorme spreco di tempo e rischio di errore umano. Poiché la quantità di documenti continuava ad aumentare, FST si è resa conto che stava per esaurire lo spazio in ufficio e necessitava di intraprendere un’enorme opera di eliminazione.

Grazie alla collaborazione strategica tra FST e Xerox Canada, abbiamo aiutato l’azienda a digitalizzare il sistema di dati cartaceo, costituito da 500 scatoloni di documenti. Abbiamo inoltre installato e gestito una serie di dispositivi basati sulla tecnologia Xerox® ConnectKey® e applicazioni automatiche che semplificano vari processi aziendali quotidiani d’importanza chiave.

Risultati più importanti

Con la nuova soluzione di gestione dei contenuti aziendali di Xerox®, FST prevede un ROI del 20% sulla digitalizzazione dei documenti in più reparti, così come una riduzione delle tempistiche di auditing e un aumento dello spazio in ufficio. Tra gli altri risultati conseguiti:

  • Conformità ai requisiti normativi in materia di conservazione dei dati.

  • Digitalizzazione di circa 500 scatoloni di documenti cartacei per semplificarne l’accesso e renderne più efficiente recupero.

  • Progettazione di un’architettura per i file e una struttura di metadati basate sulle esigenze degli utenti. Il personale utilizza ora stampanti multifunzione e scanner per PC per eseguire scansioni e integrare i documenti in un sistema di storage Xerox® DocuShare®, integrato nei database del cliente per usufruire di un singolo punto di accesso.

  • Processi cartacei appositamente automatizzati per il programma Passport di FST. In precedenza, le ricevute e le fatture del programma Passport arrivavano tramite fax ed e-mail che dovevano essere stampati, elaborati, scansionati e distrutti.

  • Riduzione del 60% dei tempi di elaborazione delle fatture del programma Passport, aumento dell’accuratezza, eliminazione delle immissioni di dati doppie e trasformazione delle immissioni manuali cumulative in un unico flusso di lavoro automatizzato.

  • Il nuovo portale per la registrazione delle fatture include un sistema di notifica vocale e testuale che conferma i pagamenti dei clienti.

“Complessivamente, l’esperienza del cliente e la nostra capacità sono aumentate notevolmente”.

– Vani Visva, Director of Finance and Business Technology di FST

Scopri cosa potrebbe fare per il tuo business una soluzione Xerox simile.

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Xerox® DocuShare®

Il modo più facile per accedere, condividere e collaborare, on-site o nel cloud.

Approfondimenti sulla gestione dei contenuti aziendali

PDF, video, grafici informativi e molto altro su questo argomento.

docushare enterprise content management report

Xerox® ConnectKey® per DocuShare®

Scansione facile e intuitiva direttamente nei processi aziendali

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