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Caso di studio: 100 anni (e 500 scatoloni) di dati cartacei ora digitalizzati

Family Service Toronto (FST) era così impegnata a occuparsi delle persone da trascurare i suoi problemi legati ai documenti cartacei. Dal 1914, FST mette in contatto cittadini di Toronto in difficoltà con terapisti, servizi comunitari, patrocini e scuole. I servizi e i clienti di FST sono aumentati nel corso del secolo, così come i suoi documenti cartacei. Poi, un giorno, FST ci ha chiesto aiuto.

Family Service Toronto Tackles Its Paper Challenges with Xerox Digital Solution YouTube Video

Il personale amministrativo di FST eseguiva manualmente molte delle immissioni e convalide dei dati, con enorme spreco di tempo e rischio di errore umano. Poiché la quantità di documenti continuava ad aumentare, FST si è resa conto che stava per esaurire lo spazio in ufficio e necessitava di intraprendere un’enorme opera di eliminazione.

Grazie alla collaborazione strategica tra FST e Xerox Canada, abbiamo aiutato l’azienda a digitalizzare il sistema di dati cartaceo, costituito da 500 scatoloni di documenti. Abbiamo inoltre installato e gestito una serie di dispositivi basati sulla tecnologia Xerox® ConnectKey® e applicazioni automatiche che semplificano vari processi aziendali quotidiani d’importanza chiave.

Risultati più importanti

Con la nuova soluzione di gestione dei contenuti aziendali di Xerox®, FST prevede un ROI del 20% sulla digitalizzazione dei documenti in più reparti, così come una riduzione delle tempistiche di auditing e un aumento dello spazio in ufficio. Tra gli altri risultati conseguiti:

  • Conformità ai requisiti normativi in materia di conservazione dei dati.

  • Digitalizzazione di circa 500 scatoloni di documenti cartacei per semplificarne l’accesso e renderne più efficiente recupero.

  • Progettazione di un’architettura per i file e una struttura di metadati basate sulle esigenze degli utenti. Il personale utilizza ora stampanti multifunzione e scanner per PC per eseguire scansioni e integrare i documenti in un sistema di storage Xerox® DocuShare®, integrato nei database del cliente per usufruire di un singolo punto di accesso.

  • Processi cartacei appositamente automatizzati per il programma Passport di FST. In precedenza, le ricevute e le fatture del programma Passport arrivavano tramite fax ed e-mail che dovevano essere stampati, elaborati, scansionati e distrutti.

  • Riduzione del 60% dei tempi di elaborazione delle fatture del programma Passport, aumento dell’accuratezza, eliminazione delle immissioni di dati doppie e trasformazione delle immissioni manuali cumulative in un unico flusso di lavoro automatizzato.

  • Il nuovo portale per la registrazione delle fatture include un sistema di notifica vocale e testuale che conferma i pagamenti dei clienti.

“Complessivamente, l’esperienza del cliente e la nostra capacità sono aumentate notevolmente”.

– Vani Visva, Director of Finance and Business Technology di FST

Scopri cosa potrebbe fare per il tuo business una soluzione Xerox simile.

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Xerox® DocuShare®

Il modo più facile per accedere, condividere e collaborare, on-site o nel cloud.

Approfondimenti sulla gestione dei contenuti aziendali

PDF, video, grafici informativi e molto altro su questo argomento.

docushare enterprise content management report

Xerox® ConnectKey® per DocuShare®

Scansione facile e intuitiva direttamente nei processi aziendali

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