Un esplosione di colore: il Frisco Independent School District si riconfigura per la crescita grazie alla tecnologia di stampa inkjet
Con 73 scuole e 66.000 studenti, il Frisco Independent School District (ISD) in è uno dei sistemi scolastici con la crescita più rapida della nazione.
Incaricato di rispondere alle diverse esigenze di stampa di questa community in espansione, composta da insegnanti, studenti, personale e famiglie, è il Frisco ISD Print Center. Da tempo utilizzatore di soluzioni Xerox, questo servizio di stampa interno utilizza tredici stampanti Xerox Nuvera® 120, due stampanti di produzione Xerox® Iridesse® e una stampante Xerox® Versant® 3100, il tutto nell’ambito di una piccola struttura che, nella seconda metà del 2020, gestiva più di 2.500 lavori di stampa al giorno e 10 milioni di impressioni al mese.
Alla luce della continua espansione del distretto, il centro di stampa temeva di non poter gestire ulteriori volumi; non c’era lo spazio fisico per introdurre ulteriori attrezzature. Essere prigionieri di quelle quattro mura rappresentava un problema serio.
Una lunga miccia
Secondo Sherri Broderick, responsabile dei servizi di stampa, posta e segnaletica di Frisco, il team contemplava da tempo il passaggio all’inkjet per gestire i crescenti volumi riducendo il costo per pagina, tuttavia non aveva ancora preso iniziative concrete nonostante la validità della strategia. “Desideriamo essere all’avanguardia, e lo siamo in molte aree, incluso i web-to-print” spiega. “Tuttavia, per il passaggio all’inkjet abbiamo impiegato molto tempo per deciderci”.
Sono stati due eventi a smuovere ciò che fino a quel momento era stato sempre discusso, senza diventare una vera e propria strategia.
“Desideriamo essere all’avanguardia, e lo siamo in molte aree, incluso i web-to-print” spiega. “Tuttavia, per il passaggio all’inkjet abbiamo impiegato molto tempo per deciderci”.
Un’esplosione di colore
Improvvisamente, i colori erano ovunque. “C’era il desiderio di migliorare l’esperienza degli studenti, aumentare la frequenza e migliorare i voti” spiega Broderick. “Il colore stava esplodendo”.
Poiché la ricerca ha dimostrato come l’uso dei colori nei materiali didattici possa migliorare l’attenzione e la memoria, insegnanti e amministratori desideravano utilizzare i colori il più possibile per coinvolgere maggiormente gli studenti. Tuttavia, le stampanti Xerox® Iridesse® e Versant® che consentivano al Frisco ISD Print Center di realizzare fantastico materiale marketing a colori, così come programmi per le cerimonie di diploma e altre applicazioni di fascia alta, avevano costi proibitivi per la stampa di materiale didattico per uso giornaliero. Serviva un’opzione meno costosa.
Gli ostacoli diventano opportunità
Tutto cambiò all’inizio del 2020. Con gli studenti a casa a causa della pandemia, i volumi di stampa mensili calarono notevolmente. Inoltre, l’avvicinarsi del rinnovo dei contratti di noleggio delle attrezzature offriva l’opportunità di rivalutare le risorse, gli spazi e l’efficienza operativa.
LA SFIDA: colori accessibili con spazio per crescere
Dovevamo pensare a qualcosa che ci avrebbe offerto maggiore velocità, oltre alla possibilità di produrre i volumi necessari tra cinque anni” afferma Broderick; poiché non erano previste ulteriori assunzioni, ciò significava maggiore automazione. In cima alla lista di priorità c’era anche la necessità di offrire stampe a colori a basso costo per gli insegnanti, così come liberare spazio nel centro di stampa per migliorarne l’accesso e introdurre più dispositivi di finitura.
Gli obiettivi imprescindibili di Frisco ISD
Ottimizzazione dei costi
Ridurre i costi per inchiostro e toner; rendere i colori standard più economici per i materiali didattici.
Espansione delle capacità
Liberare capacità sulla stampante Iridesse per realizzare applicazioni di maggiore valore e conservare le attività di amministrazione e marketing all’interno.
Corretto dimensionamento
Ottimizzare le stampanti Nuvera senza rinunciare alla ridondanza, al fine di soddisfare la domanda stagionale.
Automazione
Aumentare l’efficienza attraverso una maggiore automazione dei flussi di lavoro e più attività di finitura in linea. Creare un processo end-to-end più automatico.
Il team di Frisco ISD ha identificato i suoi obiettivi chiave, tra cui la riduzione del costo delle stampe a colori standard, la possibilità di gestire i volumi di stampa previsti per il post-pandemia e la realizzazione più veloce ed efficiente delle stampe.
SOLUZIONE: Un approccio “Insieme è meglio”
Frisco ISD ha chiesto aiuto al suo team Xerox di fiducia, avviando un’analisi approfondita dei costi/risparmi legati al passaggio all’inkjet, così come discussioni sull’affidabilità, l’automazione e l’aumento della produttività.
Il piano risultante teneva conto di tutte le loro esigenze e delle attrezzature esistenti, offrendo inoltre la flessibilità necessaria per aumentare i volumi in futuro, poiché le esigenze cambiano e il distretto continua a crescere.
Aggiungendo due stampanti Xerox® Baltoro®, Frisco ISD ha potuto ridurre i costi della stampa di materiale didattico a colori e di alta qualità per il corpo studentesco. Inoltre, grazie al vantaggioso prezzo per pagina delle stampe in bianco e nero, le nuove stampanti Baltoro® hanno potuto supportare in modo affidabile le costanti richieste di stampe monocolore.
Stampante a getto d’inchiostro Xerox® Baltoro® HF
Frisco ISD è inoltre stato in grado di:
Ottimizzare lo spazio di produzione sfruttando meglio la capacità e la ridondanza, eliminando dieci delle tredici stampanti Xerox Nuvera® e potenziando le tre rimanenti.
Aggiungere nuovi dispositivi di finitura in linea per velocizzare il completamento dei lavori e ridurre il ricorso alla finitura manuale.
Liberare la stampante Iridesse® rendendola più disponibile per le stampe a colori di maggior valore, conservando più lavori all’interno e aggiungendo opportunità di crescita.
Inoltre, utilizzando il software per l’automazione dei flussi di lavoro Xerox® FreeFlow® Core per aggiungere informazioni chiave ai lavori nelle corrette code per la finitura, sono state aumentate l’efficienza e la velocità dell’intera attività di stampa, consentendo al personale di dedicarsi ad altre attività.
PRIMA
13 - Stampanti Xerox Nuvera®
2 - Stampanti di produzione Xerox® Iridesse®
1 - Stampante Xerox® Versant® 3100
DOPO
3 - Stampanti Xerox Nuvera®
2 - Stampanti di produzione Xerox® Iridesse®
2 - Stampanti a getto d’inchiostro Xerox® Baltoro® HF
Automazione del flusso di lavoro di Xerox® FreeFlow® Core
Minore ingombro
Minore costo del colore
Monocolore più veloce
Flusso di lavoro integrato
Colore dedicato ad alto valore
Ridondanza
RISULTATI: Flessibile. Economica. A prova di futuro.
Questa trasformazione di successo è stata ottenuta in pochi mesi, grazie all’attenta pianificazione e all’impegno dei team di Frisco ISD e Xerox.
“È stata davvero un’installazione da capogiro” afferma Broderick. “Ma Xerox ci ha mandato il suo A-Team, e tutto ha funzionato alla perfezione”.
100%
Stampe monocromatiche più veloci
200
Più lavori ogni giorno utilizzando la stessa stampante per le stampe a colori e monocromatiche
90%
Riduzione del costo per impressione delle stampe a colori
100%
Risparmi passati al distretto
Oltre alle tempistiche più rapide e alle stampe più economiche, Frisco ISD ha definito l’obiettivo di gestire più lavori internamente, utilizzando al massimo le stampanti Iridesse® e Versant®. “C’è un potenziale enorme” spiega Broderick. “Le persone vedono cose su Zazzle.com o Pinterest, ci chiamano e ci chiedono come possono ottenerle”. Broderick è sempre felice di dire che il team è in grado di aiutare. “Ora abbiamo la flessibilità necessaria per offrire opzioni realmente diversificate”.
L’aumento di velocità e volumi, sebbene previsto, ha sorpreso e allietato gli addetti alle stampe, che inizialmente non erano in grado di stare al passo con la gestione delle tempistiche più veloci. “C’è stato molto entusiasmo” afferma Broderick riguardo all’adozione della nuova stampante Baltoro® e alla scoperta delle sue funzionalità. “È stata una cosa enorme”.
4 strategie per un’attività di stampa più flessibile e “a prova di futuro”
Tecnologia del momento
Stampante a getto d’inchiostro Xerox® Baltoro® HF
Economia degli inchiostri amplificata.
Stampante Xerox® iGen® 5
Aumenta la creatività.
Xerox® FreeFlow® Core
Automazione e integrazione per l'intero flusso di lavoro della stampa.
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