Xerox ConnectKey for SharePoint Simplifies SharePoint Scanning with Xerox Multifunction Printers

Xerox® ConnectKey® for SharePoint®

Molte aziende, pur nell'era del digitale, continuano ad incontrare problemi di gestione dei documenti cartacei che vengono creati o ricevuti tramite posta o fax su base quotidiana. Diversi uffici impiegano complessi processi multifase per acquisire tali documenti in modo da poterli organizzare in appositi archivi come le cartelle SharePoint o Windows. Uno dei motivi alla base di questo approccio è da addurre al fatto che alcune aziende ancora ritengono che l'automazione del flusso di lavoro dei documenti sia un processo troppo costoso, complicato e dispendioso in termini di tempo. Xerox ConnectKey per SharePoint ha il pregio di cambiare questo punto di vista: si tratta di una soluzione per il flusso di lavoro altamente produttiva, facile da installare e utilizzare, che non grava sul budget.

Xerox ConnectKey per SharePoint è una soluzione di ottimizzazione del flusso di lavoro in grado di semplificare e snellire le modalità di scansione, acquisizione e memorizzazione dei documenti cartacei. Utilizzando una MFP Xerox, è possibile instradare i documenti direttamente nella cartella dell'archivio documenti desiderata, come da un normale PC. Sulla MFP, è possibile individuare la cartella desiderata, assegnare un nome al documento e aggiungere eventuali informazioni di indicizzazione prima della scansione. Con la flessibilità necessaria per acquisire e instradare i documenti alle cartelle SharePoint o Windows, ConnectKey rappresenta la soluzione ideale per le esigenze di archiviazione e condivisione dei documenti cartacei in qualsiasi ufficio.

Funzioni principali

Semplice: facile da configurare, usare e gestire
  • La semplice configurazione consente di installare e rendere operativo il dispositivo in modo rapido.
  • La procedura di configurazione consente di visualizzare le cartelle SharePoint e Windows e di aggiungerle, con pochi clic del mouse, al pannello dell'interfaccia utente dell'MFP Xerox.
  • Completa integrazione con l'ambiente SharePoint per consentire all'utente di replicare sull'MFP il contenuto visualizzato sul PC.
  • Semplifica notevolmente l'acquisizione dei documenti e i flussi di lavoro di instradamento grazie all'esplorazione di cartelle dinamiche in modo da poter denominare, indicizzare e inviare i documenti alla posizione desiderata direttamente dall'MFP.
  • Supporta l'intuitivo flusso di lavoro "Scansione su home", che consente ai dipendenti di un ufficio di effettuare la scansione delle directory desiderate sul PC di casa.
  • Ideale per piccole e medie imprese.
Intelligente: aggiornamenti automatici del flusso di lavoro
  • Consente di creare documenti PDF con testo ricercabile durante la scansione in modo da poter trovare le informazioni aziendali in caso di richieste da parte dei clienti o controlli di conformità oppure per qualsiasi esigenza che richieda il recupero rapido e accurato delle informazioni.
  • Consente di digitalizzare in modo accurato i file Excel e Microsoft Word preesistenti per risparmiare tempo e migliorare la collaborazione del personale in ufficio per i documenti.
  • I flussi di lavoro "Ready-Now" garantiscono il continuo aggiornamento dell'MFP. Le modifiche apportate agli archivi di documenti SharePoint o Windows sul server vengono estese automaticamente all'MFP.
Flessibile: instradamento alle cartelle SharePoint e Windows
  • Consente di massimizzare gli investimenti effettuati in dispositivi hardware e SharePoint, utilizzando l'MFP Xerox come canale diretto per gli archivi di documenti preferiti.
  • L'MFP non presenta alcun limite al numero di destinazioni di scansione che è possibile attivare.
  • Compatibile con ambienti SharePoint 2007 e versioni successive.
  • Consente di creare file PDF, PDF/A, PDF ricercabili, JPEG, Tiff, Excel e MS Word

Recensioni e riconoscimenti

PubblicazioneCitazione/PremioData


Buyer's Lab (BLI)


BLI named Xerox's line of document imaging solutions, including ConnectKey for SharePoint, their Winter 2015 Pick for 2015 Document Imaging Solutions Line of the Year. "For the second year in a row, the broad range of solutions Xerox makes available to its customers helped propel it to the front of the pack among imaging OEMs according to our judging criteria."
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Winter 2015
Le problematiche più comuni associate con gli ambienti con elevati volumi di stampa sono: costi elevati, alto tasso di errori, problemi di conformità e nuova creazione di vecchi documenti.

Obiettivi chiave

  • Dai recenti dati di settore, emerge come, con tutti i metodi innovativi disponibili per la creazione di contenuti digitali, i nostri uffici siano sommersi dal cartaceo ora più che mai e la loro gestione e organizzazione presentano non pochi problemi per molti di essi.
  • La maggior parte degli uffici non hanno un collegamento diretto dai loro dispositivi multifunzione all'archivio di documenti desiderato, il che determina un processo multifase con maggiore possibilità di errori e conseguente perdita di tempo e denaro.
  • I documenti scansiti sono, di solito, PDF non ricercabili, il che rende praticamente impossibile trovare le informazioni aziendali al momento desiderato.
  • Un numero sempre crescente di aziende si trova ad affrontare i problemi relativi alla conformità con le normative locali, che richiedono di poter recuperare facilmente le informazioni fondamentali, un'operazione alquanto impossibile se si tratta di documenti in formato cartaceo o digitale non strutturato.
  • La necessità di riadattare vecchi documenti cartacei richiede, di solito, di ricreare l'intero documento dall'inizio con il PC con conseguente perdita di tempo e denaro.
Maggiore produttività
  • Procedure ridotte e risparmio di tempo con i flussi di lavoro intelligenti e intuitivi
  • Non sono più richieste operazioni di scansione su e-mail e lunghe procedure: ora, è possibile effettuare la scansione nella posizione desiderata direttamente dall'MFP Xerox
  • Riduzione degli errori e miglioramento della conformità
  • Nuova creazione di vecchi documenti con un solo pulsante
Riduzione dei costi
  • Il tempo è denaro: produttività migliorata, maggiore rapidità di esecuzione e riduzione degli errori grazie ai flussi di lavoro semplici e accurati
  • Riduzione dei costi di spedizione e fax grazie all'instradamento dei documenti direttamente agli archivi condivisi
  • Riduzione dello spazio richiesto per l'archiviazione fisica mediante la semplice archiviazione dei documenti cartacei
  • Facile da acquistare e possedere: un prezzo accessibile per MFP senza licenza richiesta
Garanzia di sicurezza
  • ConnectKey si basa sulla tecnologia di scansione protetta con crittografia e trasmissione sicura, in grado di eliminare la possibilità di perdita di dati
  • Si integra con gli schemi di accesso di Microsoft Active Directory e MFP per garantire agli utenti di visualizzare solo i flussi di lavoro determinanti per la loro mansione lavorativa
Supporto delle iniziative di sostenibilità ambientale
  • L'acquisizione e l'instradamento intelligenti consentono di eliminare i costosi documenti cartacei
  • Riduzione del numero di copie necessarie per risparmiare elettricità, carta e toner
  • Riduzione delle emissioni di anidride carbonica tramite la diminuzione delle spedizioni dei documenti ad altre sedi, fornitori e partner aziendali

Perché scegliere Xerox?

A differenza di molte soluzioni della concorrenza caratterizzate dall'instradamento a più archivi di documenti, ConnectKey per SharePoint è stato concepito specificamente in base alle esigenze dell'utente SharePoint.
  • La possibilità di replicare sull'MFP le librerie SharePoint visualizzate sul PC da parte dell'utente rende ConnectKey una soluzione estremamente intuitiva
  • L'esplorazione delle cartelle dinamiche sull'MFP migliora ulteriormente l'esperienza dell'utente SharePoint consentendo di effettuare la scansione nella posizione desiderata in un'unica operazione
  • Quando viene usato come strumento collaborativo, SharePoint non offre solo la semplice creazione di file PDF. ConnectKey consente di ricreare in modo digitale documenti Excel e Microsoft Word preesistenti con un solo pulsante
  • Se sono state configurate le destinazioni degli utenti tramite la funzione "Scansione su home", ConnectKey consente di configurare facilmente i flussi di lavoro per queste posizioni eliminando il processo multifase della creazione dei modelli di scansione
Requisiti hardware
  • A Windows operating system computer
  • At least 2 GHz Processor is recommended
  • Minimum 2 GB of RAM (4 GB or greater recommended)
  • Minimum of 10 GB of (free and available) hard disk space
  • Network Interface Card
Requisiti software
  • Windows 8 (all versions)
  • Windows 2012 (all versions)
  • Windows 2008 Standard/Enterprise (32 bit only) – with the latest service pack
  • Windows 2008 Standard/Enterprise R2 SP1 (64 bit)
  • Windows 7 (32 bit)
  • Windows 7 (64 bit)
  • Windows 7 Professional (32 bit / 64 bit) SP1
  • Windows 2003 (32 bit only) Standard\Enterprise – with the latest service pack
  • Windows 2003 R2 (64 bit) Standard\Enterprise – with the latest service pack
Supported SharePoint Environments
  • 2007 - Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) and Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
  • 2010 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
  • 2013 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
ConnectKey for SharePoint supports single server SharePoint® environments with an on-premise install. Hosted SharePoint or SharePoint deployments with more than one server (e.g., a server farm) are not supported by Xerox ConnectKey for SharePoint.