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Xerox® ConnectKey® per DocuShare®

Scansione facile e intuitiva direttamente nei processi aziendali
800-660099
h9.00-13.00, h14.00-18.00
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Panoramica
Problematiche
L'aiuto fornito da Xerox
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Panoramica

Con Xerox® ConnectKey® for DocuShare®, i dipendenti possono acquisire in modo sicuro i documenti, eseguendone la scansione direttamente nei propri processi aziendali, mentre manager e responsabili IT possono configurare e gestire facilmente processi, flussi di lavoro e utenti.

Scoprite perché ConnectKey per DocuShare sia una soluzione semplice, efficace e intelligente, in grado di rendere più produttivi gli utenti aziendali. Le scansioni di base verso le e-mail e le scansioni di rete rappresentano un ottimo modo per sfruttare meglio il vostro investimento nei dispositivi MFP. Tuttavia, se dovete acquisire informazioni velocemente e in modo accurato e dovete trovare velocemente documenti per i processi aziendali più importanti, quali contabilità clienti, fatturazione, assistenza clienti o controlli della conformità, avrete bisogno di una maggior quantità di opzioni.

Dite addio ai processi multifase e date il benvenuto alla produttività basata su flussi di lavoro ottimali.

Funzioni principali

Semplicità di scansione – Acquisite e digitalizzate facilmente i documenti impostando sul dispositivo MFP pulsanti di scansione verso la destinazione desiderata:

  • Indirizzi e-mail, personali o predefiniti
  • Raccolte DocuShare, in loco o nel cloud
  • Cartelle di rete condivise
  • Flussi di lavoro automatizzati e preconfigurati

Consultazione dal dispositivo MFP – Scegliete la destinazione della scansione consultando DocuShare direttamente dallo schermo sensibile del dispositivo MPF

Business Intelligence – Aggiungete proprietà durante la scansione, oppure estraetele da un database aziendale

  • Funzionalità di ricerca nel database
  • Pick list popolate automaticamente
  • Riempimento automatico dei valori della proprietà

Pulsante di scansione nei flussi di lavoro – Scansiona i documenti direttamente in flussi di lavoro preconfigurati

  • Definite flussi di lavoro con scansione dei documenti per reparti specifici, come Finanza, Contabilità clienti, Risorse Umane o Ufficio legale
  • Inviate le scansioni a una o più persone per l'approvazione
  • Inviate le scansioni a una raccolta (cartella)
  • Inviate le scansioni ad una destinazione che avvii automaticamente un flusso di lavoro

Autenticazione della tessera personale

  • Supporto LDAP/Microsoft Active Directory
  • Crittografia e connessioni sicure
  • Accesso immediato a tutti i pulsanti di scansione strisciando la tessera personale

Problematiche

Gli ambienti di lavoro caratterizzati da elevati consumi di carta pongono numerose sfide, tra cui costi elevati, gran numero di errori, produttività ridotta, mancanza di spazio, problemi di conformità e minore soddisfazione del cliente, dovute alle difficoltà di individuazione dei documenti.

Obiettivi chiave

  • Da recenti indagini di settore emerge che le organizzazioni siano sovraccariche di materiale cartaceo, al punto che molte sono costrette a escogitare nuove modalità di gestione e organizzazione di tale materiale.
  • La maggior parte degli uffici non dispone di un collegamento diretto dai dispositivi multifunzione all'archivio dei documenti desiderato, il che comporta il ricorso a processi multifase soggetti a errori per il caricamento dei documenti scansiti, con conseguente spreco di tempo e denaro.
  • I documenti scansiti sono, di solito, PDF non ricercabili, il che rende praticamente impossibile trovare le informazioni più importanti al momento desiderato.
  • I dipendenti mantengono una bassa produttività se sono costretti a impiegare molto tempo nella ricerca dei documenti cartacei, con conseguente aumento di costi per l'azienda.
  • Il rispetto della conformità rappresenta un costo inevitabile per molte aziende; in particolare, la conformità normativa impone il recupero rapido delle informazioni d'importanza chiave.
  • Il mantenimento della soddisfazione dei clienti è importante per qualsiasi azienda, ma i ritardi nei tempi di risposta rischiano di influire negativamente sull'esperienza e sulla fedeltà del cliente.
  • Le aziende sono alla costante ricerca delle soluzioni migliori per far progredire le proprie iniziative in materia di sostenibilità; inoltre, il mantenimento di uffici che ricorrono notevolmente al formato cartaceo risulta costoso per le aziende in termini di carta, inchiostro, toner, energia, trasporto, archiviazione e spedizione.

L'aiuto fornito da Xerox

L'integrazione dei dispositivi multifunzione (MFP) con un sistema ECM (Enterprise Content Management) rappresenta un modo semplice per consentire alle aziende di ridurre i costi. I dispositivi MFP facilitano l'automazione delle attività d'ufficio più ripetitive, consentendo ai dipendenti di eseguire la scansione dei documenti direttamente in un flusso di lavoro ECM, che inoltra automaticamente i documenti a reparti o colleghi specifici.

Perché scegliere Xerox?

Con Xerox ConnectKey per DocuShare, è possibile:

  • Eseguire scansioni verso flussi di lavoro predefiniti, in loco o nel cloud
  • Eseguire, con un solo pulsante, l'acquisizione delle raccolte DocuShare, delle cartelle di rete condivise e delle e-mail
  • Aggiungere proprietà durante la scansione, oppure estrarle da un database aziendale
  • Installare e definire facilmente pulsanti di scansione per una varietà di impostazioni
  • Integrare uno o più dispositivi MFP sfruttando l'infrastruttura esistente
  • Creare documenti PDF o PDF-A ricercabili
  • Scegliere la destinazione della scansione consultando DocuShare o le cartelle di rete direttamente dal dispositivo MFP

Il modo intelligente per aumentare la produttività
Per aggiungere alla scansione funzionalità di business intelligence garantendo al contempo la sicurezza, ConnectKey per DocuShare consente di:

  • Inserire le proprietà al momento della scansione per automatizzare l'archiviazione e l'elaborazione
  • Cercare valori nel database aziendale o nei sistemi CRM/ERP direttamente dal dispositivo MFP, applicandoli quindi come campi di proprietà a riempimento automatico per risparmiare tempo
  • Creare automaticamente nuove raccolte in modo immediato (ad esempio, numero di fattura o nome del cliente)
  • Personalizzare una libreria di flussi di lavoro della scansione nel dispositivo multifunzione, organizzata in base a un ordine pratico
  • Eseguire la scansione dei documenti in flussi di lavoro preconfigurati, risparmiando tempo e aumentando l'efficienza
  • Accedere in maniera protetta ai pulsanti di scansione
  • Utilizzare al meglio i protocolli LDAP/Microsoft Active Directory
  • Utilizzare le funzionalità di sicurezza e crittografia integrate nei dispositivi multifunzione Xerox

Risorse

Le rinomate copiatrici, stampanti e stampanti multifunzione Xerox sono dotate di piattaforme flessibili in grado di gestire un'ampia gamma di soluzioni software. La funzionalità del software può variare in base al modello del prodotto. Contattare il proprio rappresentante commerciale per informazioni complete sulla compatibilità.

La stampante multifunzione deve disporre della piattaforma Xerox Extensible Interface Platform (EIP) versione 1.5 o successiva.

Stampanti multifunzione/all-in-one

Sistemi per la stampa digitale di produzione

Requisiti hardware

Requisiti software

  • DocuShare 7.0, aggiornamento 6.6.1 o versioni successive
  • Per utilizzare il componente aggiuntivo OCR DocuShare opzionale, fare riferimento ai requisiti di sistema OCR DocuShare.