5 problemi che inceppano il flusso di lavoro e come evitarli

5 problemi che inceppano il flusso di lavoro e come evitarli

Un flusso di lavoro intelligente e ottimizzato è una cosa fantastica. Perché ti consente di eliminare le inefficienze, aumentare i volumi, ridurre i costi, offrire nuovi servizi e instaurare un rapporto migliore con i clienti.

Con la pressione crescente di dover consegnare più lavori in meno tempo, il flusso di lavoro è fondamentale per ottenere il massimo dell’efficienza. Se vuoi continuare a trarre profitti dalla tua attività, ti conviene identificare subito eventuali minacce al flusso di lavoro.

Qui trovi i cinque incubi peggiori per il flusso di lavoro e i consigli per trasformarli in un lontano ricordo.

1. Potenziale del web sprecato

I portali online devono essere qualcosa di più che semplici e belle vetrine web-to-print: devono cioè cercare di ridurre al minimo il numero di passaggi necessari al cliente per definire la sua richiesta. Senza un’ottimizzazione di base, sprecherai risorse preziose per gestire richieste dei clienti non ben definite e per fornire stime manuali dei lavori.

Semplifica la vita ai clienti e alla tua attività offrendo online una selezione chiara di opzioni di prezzo e di formato. Così i clienti potranno anche ordinare nuovamente lavori simili in base a preferenze inserite in precedenza, con un servizio più veloce e meno errori.

2. Fase di prestampa spaventosamente lenta

Alcune delle fasi più dispendiose in termini di tempo si svolgono ancora prima che il lavoro vada in stampa: più tempo sprechi nella fase di prestampa, meno tempo avrai per generare profitti.

Che ti piaccia o no, spesso sono proprio i compiti manuali, scarsamente efficienti, che ti costano soldi nelle fasi di preparazione dei lavori. Automatizzando compiti come ispezione dei file, preflight, verifica di errori, imposizione e ritaglio risparmierai tempo prezioso, che potrai dedicare ad altre aree della tua attività. Puoi anche configurare cartelle dedicate per ottimizzare i tipi di lavoro più importanti, riducendo il più possibile le fasi di lavorazione. Più velocemente mandi in stampa un lavoro, prima sarà completato e prima sarà possibile passare al lavoro successivo.

3. Dati variabili dispersi

La personalizzazione genera risultati: per questo i clienti stanno integrando sempre più dati variabili nelle loro stampe e campagne multicanale. Questa è un’eccellente opportunità per dimostrare il tuo valore come stampatore in grado di offrire le competenze digitali di un vero fornitore di servizi di marketing. Ma è anche il modo per far emergere eventuali colli di bottiglia derivanti da una gestione dei dati inefficace.

Per evitare informazioni contrastanti, dovresti progettare, eseguire e misurare i processi di stampa a dati variabili in un’unica soluzione. Con l’aiuto del server di stampa e del software di produzione giusti, ci metterai pochi minuti a creare i lavori di stampa a dati variabili, invece di ore o giorni. E per garantire la massima trasparenza, integra il web-to-print nel tuo sistema di gestione dei dati variabili, così potrai monitorare e gestire tutti i lavori in un solo posto.

People in a print shop looking at a laptop

4. Scarsa visibilità

Niente danneggia maggiormente il flusso di lavoro dei punti ciechi. Se non sai a che punto è il tuo lavoro di stampa rischi di non accorgerti se ci sono problemi e di perdere le occasioni per migliorare. Significa che devi avere un pannello di controllo centrale dove poter verificare e monitorare tutte le informazioni e che devi tenere aggiornato il cliente dell’andamento del lavoro.

Tra l’ordinazione del lavoro e la ricezione del lavoro finito, i clienti dovrebbero ricevere aggiornamenti sullo stato del lavoro, inviati per email o visualizzabili online. E analogamente dovresti utilizzare notifiche di errore e ticket automatici affinché il tuo personale venga a conoscenza di eventuali problemi nel flusso di lavoro non appena si presentano, per evitare che si trasformino in un blocco totale.

5. Frammentazione del flusso di lavoro

Impostando flussi di lavoro ottimizzati per i singoli processi risparmierai tempo in ogni fase. Ma se li metti tutti insieme, molto probabilmente salteranno all’occhio delle lacune. Una serie di compiti è solo forte quanto il suo anello più debole e un flusso di lavoro automatizzato sarà meno efficiente se dovrà fare affidamento sull’intervento umano per essere eseguito nella sua interezza.

La frammentazione può avere radici profonde. Puoi anche avere coperto tutte le tue esigenze con flussi di lavoro separati per lavori digitali in bianco e nero o a colori e per la stampa offset, ma se solo ti allontani un attimo, i problemi cominceranno a farsi sentire. Anche il lavoro meglio organizzato e automatizzato si arenerà prima delle fine se la finitura non è a sua volta automatizzata e integrata al processo. Gli inceppamenti del flusso di lavoro lo rallentano e prosciugano i profitti. E se li sommi tutti, possono minare seriamente la tua attività. Eliminandoli potrai invece toccare con mano i vantaggi generati da un flusso di lavoro ottimizzato e automatizzato.

Scopri come migliorare il tuo modo di lavorare con un software intelligente per il flusso di lavoro.