Posso averlo tra un’ora?

La consegna della stampa in tempi sempre più ristretti

Posso averlo tra un’ora?

La consegna della stampa in tempi sempre più ristretti

“Posso averlo tra un’ora?” Una domanda che, fino a non molto tempo fa, avrebbe suscitato l'ilarità del servizio clienti. Adesso nessuno batte ciglio.

La saga delle consegne urgenti

Negli ultimi anni, gli stampatori hanno assistito a una marcata contrazione dei tempi di consegna. L’esigenza della velocità coinvolge tutti, dal cliente occasionale che entra in negozio agli ordini online, fino alle aziende.

“Lavoro nel settore da 25 anni e quando ho cominciato i tempi di consegna minimi erano di cinque giorni”, afferma Steve Tappenden, manager di  RPM Digital ubicata nel Dorset, Regno Unito. “Oggi la media è 48 ore, ma alcuni lavori richiedono una consegna entro un’ora, o persino 30 minuti.”

Il portfolio clienti di RPM Digital include architetti che hanno scadenze rigide e urgenti, quindi l’azienda è ben consapevole dell’importanza di consegnare i lavori per tempo. “Mi è successo di passare la notte nello stabilimento insieme ai clienti, perché il lavoro fosse pronto al mattino e loro potessero rispettare le scadenze. È un lavoro faticoso, ma se il rapporto con il cliente è di valore, sei ben felice di fare uno sforzo in più”, continua Tappenden.

Gettare le fondamenta

In un ecosistema di stampa a così alta intensità e rapidità di consegna vige la legge del più efficiente. Alternare lavori piccoli e veloci a lavori di tiratura elevata è una sfida che si può accettare, se i margini sono quelli giusti. Ma per rispettare quotidianamente quelle scadenze urgenti ci vogliono processi ottimizzati, che permettano un flusso di lavoro lineare e prevedibile e consentano di premere sull’acceleratore quando serve.

Woman reading a book

Quando un cliente RPM Digital fa un ordine, Xerox® FreeFlow® Core riconosce in automatico che si tratta di una stampa a colori e lo invia alla stampante giusta mediante un hot folder impostato appositamente. il processo è fondamentalmente digitale: l’interazione umana si riduce all’operatore che al mattino accende la stampante e alla fine del lavoro ritira le stampe.

L’avanzata dei dati

Quando alla stampa si aggiungono i dati variabili, il lavoro di preparazione diventa fondamentale. Una stampa personalizzata richiede tempo e impegno nell’impostazione iniziale, ma una volta definito e impostato il processo, i lavori simili saranno molto più veloci.

“La stampa a dati variabili non farà che aumentare, perché sempre più clienti riconoscono il valore dei dati a loro disposizione”, dice Tappenden. “Noi abbiamo investito in un futuro multicanale con XMPie, per rispondere alle esigenze dei clienti che desiderano sfruttare quei dati. Nell’ambito di questa strategia, stiamo anche per lanciare il nostro negozio web-to-print, per ottimizzare il customer journey fin dal primo contatto, che sia di persona, tramite un chiosco self-service o sul web.”

All’ultimo minuto

RPM Digital e i suoi clienti architetti ‘nottambuli’ non sono gli unici a fermarsi nello stabilimento fino a tardi. Un tipo di cliente che porta all’estremo la stampa all’ultimo minuto è quello degli studenti universitari.

L’ Università di Trondheim, la più grande della Norvegia, necessitava di una soluzione di stampa in grado di gestire la miriade di stampe che si concentrano prima di ogni scadenza per la consegna della tesi. Parliamo di migliaia di piccoli lavori da gestire nello spazio di 2-3 giorni con scadenze molto strette.

Gli studenti tendono a stampare all’ultimo minuto e questo può significare fino a 2.000 ordini in un solo fine settimana. Per aggiudicarsi il contratto, Tore Slettahjell, responsabile del flusso di lavoro digitale di Skipnes Kommunikasjon, doveva dimostrare la capacità di gestire questi picchi di volume nel migliore dei modi.

Per soddisfare la richiesta di stampa all’ultimo minuto delle tesi universitarie, Skipnes ha implementato un portale self-service online, dove gli studenti possono inserire direttamente gli ordini.

Stampa a breve scadenza

Un’altra sfida impegnativa da affrontare per Skipnes era stampare le etichette di confezionamento per uno dei maggiori prodotti da esportazione della Norvegia, il salmone. La consegna in giornata e la necessità di dover stampare dai 10.000 ai 40.000 dati variabili era un’enorme pressione per l’azienda. Oltre a dover stampare correttamente i dati variabili su ogni singola etichetta, Skipnes doveva anche consegnare le etichette per tempo, a causa della natura deperibile del salmone, che in caso contrario il cliente avrebbe dovuto buttare via.

Skipnes ha utilizzato lo strumento FreeFlow® VI Compose tool per elaborare ogni documento a dati variabili in tempo reale alla stampante. Il risultato è stato che il tempo totale di elaborazione e stampa delle etichette di confezionamento a dati variabili è passato da 4-5 ore a 4-5 minuti.

“È fondamentale avere un flusso di lavoro sicuro e una produzione rapida. Altrimenti rischi di andare in perdita”, sostiene Slettahjell.

Di qualsiasi documento si tratti, dalle etichette per pesci freschi alle tesi stampate all’ultimo minuto, oggi gli stampatori si trovano ad affrontare una pressione crescente a causa dei tempi di consegna più ristretti. La stampa a dati variabili aggiunge complessità a un lavoro già di per sé molto arduo, e la rapidità non basta più. Occorre implementare flussi di lavoro efficienti, in grado di recuperare secondi preziosi nei processi di stampa, senza compromettere accuratezza e affidabilità.

Se hai clienti che richiedono lavori di stampa nel giro di un’ora, o anche meno, scopri come i software per il flusso di lavoro possono aiutarti a rispettare le scadenze.