• La gestione intelligente dei documenti come supporto alla crescita

La gestione intelligente dei documenti come supporto alla crescita

Secondo le stime, circa il 40% delle attività aziendali è basato sui documenti, e la maggior parte delle società spende fino al 10% dei ricavi per i documenti.

Ad essere sinceri, nonostante l'entusiasmo per l'Internet of Everything, il flusso aziendale si fonda sui documenti.

Se i processi sono le arterie del sistema circolatorio della tua azienda, i documenti sono il sangue che vi scorre all'interno.

I processi esistono per garantire che le informazioni giuste raggiungano le persone giuste al momento giusto ma in realtà sono i documenti che trasmettono le informazioni.

Il più delle volte i documenti contengono informazioni aziendali essenziali:

  • le fatture comunicano quanto devi e quanto ti è dovuto;
  • le proposte commerciali comunicano cosa puoi fare e cosa farai;
  • i materiali di marketing comunicano quali soluzioni puoi proporre ai clienti.

Anche i documenti all'apparenza più semplici e innocui possono rivelarsi fondamentali per gli obiettivi che l'azienda vuole raggiungere. I documenti sono la parte più evidente e gestibile della comunicazione di un’azienda.

C'è solo un’unica importante annotazione da fare: la maggior parte delle aziende non pensa in modo esplicito alla gestione dei documenti, soprattutto mentre si trovano in una fase di crescita.

 

E questo significa che nei periodi di grande sviluppo, proprio quando la comunicazione è più importante che mai, e le consuetudini organizzative prendono forma, si perde l'opportunità di ottimizzare l’utilizzo di quel 10% dei ricavi.

In genere, la gestione dei documenti viene ignorata non per negligenza, ma semplicemente perché non appare come una questione importante.

 

Il ruolo dell'IT nei processi basati sui documenti

Se sei responsabile dell'IT di un'azienda in crescita, probabilmente dedichi tutto il tuo tempo a cercare di risolvere problemi, a occuparti del nuovo personale e a gestire l'infrastruttura alla massima velocità.

Quindi quando vedi dei documenti abbandonati su una stampante, ti sembrano l'ultimo dei tuoi problemi mentre invece, se guardi meglio, possono far emergere domande importanti:

  • Si tratta di documenti con dati sensibili che se ne stanno lì alla portata di tutti?
  • Qualcuno potrebbe non ricevere una versione cruciale di un documento perché è rimasto alla stampante invece che arrivare sulla sua scrivania?
  • I dipendenti hanno un'idea di quanto costa sprecare carta e inchiostro?

E tutto questo solo per i documenti inutilizzati. Le conseguenze di una gestione inefficiente dei documenti hanno un impatto importante su tutte le persone e sui processi aziendali.

Se gestisci l'IT di un'azienda in crescita e stai cercando un modo per migliorare davvero le cose, la gestione dei documenti è un settore chiave da cui cominciare.

Analizza la provenienza dei documenti, il loro percorso e la loro destinazione: non migliorerai solo fattori come l'ubicazione delle stampanti o le policy sui dispositivi, ma avrai un forte impatto sul modo in cui la tua azienda comunica.

Il primo passo è verificare come sono gestiti i documenti attualmente, per capire cosa funziona e cosa no. Chiediti cose come:

  • Stampanti e scanner sono posizionati in modo da garantire l'accesso al maggior numero di persone?
  • I processi che hanno bisogno della stampa sono formalizzati oppure la stampa è semplicemente la risposta all’esigenza del momento?
  • Quali dei nostri flussi di lavoro documentali sono abbastanza prevedibili da poter essere automatizzati tramite una stampante multifunzione?
  • Quanti passi ci vogliono per scansionare un documento e archiviarlo in modo sicuro?
  • Esistono protocolli di sicurezza per assicurarsi che i documenti sensibili non siano mai lasciati incustoditi nei vassoi della stampante?

Dopo aver svolto una valutazione approfondita della gestione documentale, ti renderai conto dell'importanza vitale di quest'area, e partendo da lì, non ti resterà che identificare le soluzioni adatte stabilendo cosa può essere automatizzato, cosa deve essere messo in sicurezza e chi deve averne il controllo.

Noi aiutiamo spesso le aziende in crescita ad analizzare i processi di gestione dei documentis e questa verifica ha un forte impatto sugli utili ma, cosa ancora più importante, implementando una strategia per la gestione dei documenti i responsabili dell'IT guadagnano tempo prezioso non dovendo più essere coinvolto nella risoluzione di problemi minori.

 

Nelle aziende in crescita, proprio quando c'è più bisogno di una gestione intelligente dell'IT, non c'è nulla di più importante.

Per saperne di più sui processi di gestione documentale:

Contatti

800-660099 (h9.00-13.00, h14.00-18.00)
Contattaci online ›