8 domande fondamentali da porre ai fornitori di stampa gestita

Oggi gestione della stampa significa molto più che manutenzione e forniture: è diventata una soluzione strategica chiave, che può aiutare la tua attività a funzionare in modo più efficace, tagliare i costi, ottimizzare processi e fornire un servizio migliore a dipendenti e clienti.

I fornitori di stampa gestita propongono soluzioni sempre più intelligenti e in costante evoluzione, per soddisfare le esigenze di un mercato in rapida trasformazione.

Ma non tutti sono uguali: è quindi importante prendersi tutto il tempo necessario a per valutare le diverse offerte, per scoprire se le soluzioni di stampa gestita proposte sono in grado di soddisfare le tue esigenze.

Queste sono le 8 domande fondamentali che dovresti porre:

1.    Quanto è sicura la soluzione proposta?

Il 63% delle aziende afferma di avere subito una violazione dei dati legata alla stampa. Un dato decisamente allarmante, che ci interessa tutti.

Le violazioni legate alla stampa possono avere cause diverse, per esempio informazioni riservate lasciate sui vassoi di stampa, alla portata di tutti, oppure accessi non autorizzati a documenti archiviati in rete o sul cloud. Per non parlare dei problemi di sicurezza causati dall’utilizzo di dispositivi personali, una tendenza ormai irreversibile.

Una sicurezza rigorosa è un parametro non negoziabile quando si parla di soluzioni di stampa gestita. Ricordati di chiedere al fornitore:

  • come sono protetti i dati nel percorso dal computer alla stampante
  • se le informazioni sono rilasciate in modo sicuro e in che modo
  • se è possibile controllare gli accessi per utente.

Inoltre, non dimenticarti di verificare che i parametri di sicurezza della stampa gestita operino in totale sintonia con il tuo attuale sistema di sicurezza.

2.    La soluzione proposta ti offre il livello di flessibilità e integrazione che cerchi?

Quando si tratta di soluzioni di stampa gestita, non esiste una soluzione standard in grado di soddisfare tutte le esigenze. Ogni azienda è organizzata in modo diverso, quindi devi scoprire se il fornitore di servizi MPS offre una soluzione abbastanza flessibile da adattarsi al tuo ambiente.

Da un solo server per un’unica sede a infrastrutture complesse con più server e più sedi e persino multinazionali, la soluzione deve essere agilmente scalabile e in grado di gestire qualsiasi livello di complessità.

Deve poter supportare server di stampa, stampa diretta IP o un mix di entrambi, e aiutarti a ottimizzare la tua infrastruttura in materia di costi, facilità di gestione ed esperienza utente.

L’integrazione con la tua organizzazione IT esistente è di importanza vitale, per minimizzare le interruzioni delle attività nel corso dell’implementazione e successivamente. Molte aziende hanno un ecosistema IT complesso e la soluzione MPS deve poter interfacciarsi senza problemi con fornitori, tecnologie e processi esistenti.

3.    Quanto sono utili le funzioni di reporting?

Le soluzioni di stampa gestita non dovrebbero avere impostazioni immutabili. L’ambiente di stampa è in costante evoluzione e poter estrapolare informazioni dai dati è fondamentale per migliorare continuamente.

Hai bisogno di funzioni di reporting dinamiche: analizzare e monitorare l’utilizzo in tempo reale ti aiuta a migliorare sicurezza, responsabilità di utilizzo e rendimento. Idealmente, dovresti arrivare a conoscere i minimi dettagli che si celano dietro i grandi numeri, e personalizzare i report affinché siano pertinenti ai tuoi obiettivi e KPI.

Esamina le funzioni di generazione e programmazione di report, ma anche i formati di consegna, ad esempio email o pannello di controllo. E cerca di scoprire se il fornitore di stampa gestita ha la capacità di trasformare i dati grezzi in informazioni commerciali, per aggiungere valore ai tuoi risultati. 

4.    Si tratta di una soluzione standard o personalizzabile?

Quando si valuta una soluzione di stampa gestita è importante identificare il reale ritorno sull’investimento, cioè pagare solo per ciò che si utilizza davvero.

Un approccio flessibile e modulare è fondamentale per sfruttare al meglio i benefici economici offerti dalla soluzione. In questo modo potrai aggiungere nuovi moduli di pari passo alla crescita della tua attività o delle tue nuove esigenze. Non solo: potrai rimuovere moduli se devi ridimensionarti.

Questo approccio flessibile, che ti consente di pagare solo ciò di cui hai bisogno, ottimizza il tuo ritorno sull’investimento e ti garantisce costi prevedibili.

Fai quindi in modo di non siglare un contratto troppo rigido, che ti tarpi le ali.

5.    La soluzione è di facile utilizzo per gli utenti e di facile gestione per l’IT? 

La tua soluzione di stampa gestita deve saper bilanciare le esigenze a volte contrastanti degli utenti finali e del reparto IT.

Gli utenti vogliono poter stampare in modo semplice e lineare da qualunque luogo, in qualsiasi momento, su qualunque stampante. Devono poter accedere, inviare, scansionare e condividere documenti facilmente ed efficacemente, sia che si trovino in ufficio, in viaggio o a casa.

Ma questa flessibilità e libertà non deve significare un peso eccessivo per l’IT, che ha bisogno di una soluzione facile da configurare e gestire, che consenta di aggiungere stampanti e utenti, e sia in grado di adattarsi alle esigenze in evoluzione di un ambiente di stampa impegnativo.

6.    La soluzione è scalabile?

Questa è una domanda fondamentale da porre al fornitore di stampa gestita. Nessun ambiente di stampa può rimanere immutato se l’azienda cresce e si espande: nuovi utenti, reparti e uffici, nazionali e all’estero, significano un’organizzazione complessa.

E se aggiungi le nuove tecnologie e pratiche di lavoro, come il lavoro in mobilità, che entro il 2020 riguarderà quasi i 3/4 della forza lavorativa statunitense, un approccio flessibile e scalabile è un must.

Quindi è cruciale capire se esistono dei limiti al numero di multifunzione gestibili dalla soluzione e se sarà in grado di gestire infrastrutture multi sito e multinazionali.

7.     Sarà in grado di identificare opportunità di risparmio sui costi? 

Non scordarti di chiedere al fornitore di servizi di stampa gestiti se la soluzione fornisce informazioni dettagliate sull’utilizzo e i costi di stampa, identificando le potenziali aree di risparmio e di ottimizzazione dei rendimenti. Devi poter ottenere tutti i dettagli dei modelli di utilizzo, per poterli analizzare in base a utenti, dispositivi, reparti, server di stampa o sede.

Così potrai capire se stai sfruttando al meglio l’investimento nelle infrastrutture grazie all’analisi delle stampanti sottoutilizzate o sovrautilizzate, se ti stai muovendo nel modo più efficiente possibile grazie all’ottimizzazione del posizionamento delle stampanti in base ai gruppi di lavoro, e se stai ottenendo economie di scala grazie a una procedura centralizzata ed efficiente di ordinazione delle forniture. 

8.    È la soluzione migliore della categoria ed è a prova di futuro?

Molte soluzioni di stampa gestita sono sviluppate in-house. E in teoria non ci sarebbe niente di male. Il problema è che spesso non si tratta di soluzioni complete. Quindi non sono soluzioni altrettanto valide quanto una partnership supportata da know-how di settore e da esperienza pratica sul campo con migliaia di clienti nel corso di molti anni.

Le soluzioni costruite ad hoc sono spesso superate dalla rapidità dei cambiamenti e sono incapaci di adattarsi alle nuove tecnologie o di scalare con agilità e velocità. Una soluzione in partnership è costruita tenendo conto delle best practice del settore e si evolve continuamente per integrare le ultime innovazioni tecnologiche e le più recenti pratiche di lavoro.

Vista la grande quantità di offerte in materia di soluzioni di stampa gestita, saper porre le domande giuste diventa essenziale. Le risposte a queste 8 domande chiave ti aiuteranno a prendere la decisione giusta, per i tuoi utenti, il reparto IT, i clienti e la tua attività. 

Per saperne di più, consulta la nostra pagina sui servizi di stampa gestiti.