Come il Gruppo CTH ha semplificato il flusso di informazioni sui prodotti con Xerox® DocuShare®.
Il Gruppo CTH, con sede a Romans-sur-Isère nella regione francese della Drôme, è stato fondato nel 1982. Con il bellissimo sfondo del Massiccio del Vercors, il modello di business originario di CTH si dedicava all’agricoltura e all’allevamento. CTH si è ampliata nel 2009 con la creazione di una nuova divisione chiamata CONFORTO, specializzata nelle ristrutturazioni domestiche.
Con la crescita del business, la gestione dei documenti è diventata estremamente complessa e soggetta a errori. Olivier Nayagom, Direttore Vendite di Axilis, partner di canale di Xerox, spiega perché il Gruppo CTH ha chiesto aiuto a Xerox.
“Il Gruppo CTH è da tempo un cliente di Axilis. Voleva centralizzare le richieste degli utenti per tutto ciò che riguardava etichettatura, schede tecniche, schede sulla sicurezza dei materiali e risorse sui prodotti, consentendo inoltre di accedere a questi documenti in modo sicuro e da remoto. CTH doveva inoltre gestire più di 250 referenze di prodotto in più lingue. Come se non bastasse, questi documenti cambiavano in continuazione a causa dell’evoluzione degli standard. Tutte le richieste di modifica erano fatte tramite annotazioni sulle versioni cartacee oppure separatamente tramite e-mail. Per entrambe le procedure si sprecava moltissimo tempo, oltre a introdurre il rischio di errore lungo il percorso.”
“Per aiutare CTH a trovare la soluzione giusta, ci siamo rivolti al nostro partner e-Cervo, specializzato in automazione dei processi aziendali. Dopo avere lavorato con CTH per meglio comprenderne le esigenze, e-Cervo ha raccomandato la piattaforma di gestione dei contenuti Xerox DocuShare”.
“La cosa importante era essere in grado di definire chiaramente gli elementi chiave del progetto. DocuShare era la piattaforma ideale per soddisfare le principali esigenze del reparto Marketing. La quantità di funzionalità e la capacità intuitiva di DocuShare in quanto piattaforma ECM collaborativa soddisfacevano i requisiti del progetto e hanno quindi aiutato ad automatizzare i processi di marketing di CTH, facilitandone la trasformazione digitale”.
"DocuShare ci ha permesso di consolidare e classificare documenti originali e di marketing, così come etichette, schede tecniche, schede sulla sicurezza dei materiali e molto altro. L’accesso ai documenti è ora limitato e dipende dai permessi che assegniamo ai singoli individui. Tutto è diventato organizzato, controllato ed estremamente pratico per tutti i reparti, ora in grado di conservare e accedere ai file di cui hanno bisogno”.
Cosa succedeva prima dell’introduzione di DocuShare?
“Il team addetto ai servizi tecnici gestiva la creazione delle schede sulla sicurezza dei materiali, quindi aspettava il feedback degli altri reparti. Capitava tuttavia che, prima dell’approvazione della versione finale, emergessero nuovi requisiti. Per esempio: un’etichetta francese poteva essere inviata alla traduzione in spagnolo durante la creazione, approvazione ed emissione di una nuova scheda sulla sicurezza dei materiali che prevedeva una modifica del testo delle etichette esistenti, tuttavia nessuno lo sapeva, quindi la traduzione della vecchia versione procedeva in parallelo!”
Cosa è cambiato ora? Quali sono i vantaggi di DocuShare?
“Dall’introduzione di DocuShare, tutti in qualsiasi reparto sanno esattamente a che punto sono gli altri. Il reparto addetto alle normative ora informa gli altri quando è disponibile una nuova scheda sulla sicurezza dei materiali. Ciò significa che tutte le parti interessate sanno che il documento è stato modificato e che devono utilizzare quella versione. Per esempio, se abbiamo una scheda sulla sicurezza datata 2021 e richiediamo una scheda tecnica per la Croazia, non partiremmo da un documento approvato prima del 2021, evitando quindi di tradurre la versione sbagliata. Qualsiasi documento in fase di modifica non risulta disponibile, affinché gli utenti sappiano di non dover intraprendere ulteriori azioni fino a quando il documento non è stato aggiornato e torna a essere disponibile. Ora è impossibile sbagliare, quindi ci guadagniamo in sicurezza e risparmi di tempo”.
Come ha adottato lo strumento il vostro personale e come è migliorato il modo di lavorare?
“C’è voluto un po’ di tempo per adottare la nuova soluzione, ma abbiamo fornito “consigli e suggerimenti” per supportare il personale. Siamo partiti con dieci utenti e oggi ne abbiamo trenta. DocuShare è entrato a far parte della cultura aziendale, le informazioni aggiornate sui prodotti sono accessibili e tutti ora sanno dove trovare i documenti”.
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