Comprendere a fondo il costo totale (Total Cost of Ownership)

“Economico” non significa necessariamente “conveniente” quando si parla di stampanti.

Se desideri approfondire le cifre, ecco come calcolare il TCO.

Visti tutti gli elementi che devi considerare quando vuoi acquistare una stampante per la tua piccola o media impresa, il prezzo non è che uno fra i tanti e la sua importanza diventa insignificante rispetto ai fattori che costituiscono il costo globale (TCO), come aspettativa di vita, costi per il toner e tempi di inattività.

L’ABC dell’acquisto di una stampante

Qualunque acquisto aziendale parte dall’identificazione del suo utilizzo. Per una stampante ciò significa:

  • numero di pagine che dovrà stampare su base mensile (calcolato contando le risme di carta consumate mensilmente);
  • numero di pagine da stampare a colori;
  • tempo di utilizzo della stampante prima della sostituzione;
  • altre funzioni eventualmente necessarie: stampa fronte-retro, stampa di buste, stampa in formato A3.

Rispondendo a queste domande potrai identificare una serie di stampanti che fanno al caso tuo.

Come calcolare il TCO

Prima di procedere all’acquisto occorre calcolare il TCO, per cui, oltre alle informazioni appena citate,  devi considerare altre quattro variabili:

  • prezzo della stampante;
  • capacità delle cartucce di toner iniziali, vale a dire quante pagine potrai stampare con le cartucce incluse nella confezione inclusa nel dispositivo;
  • costo delle cartucce sostitutive e la durata in termini di fogli;
  • se desideri acquistare la stampante o fare un leasing.

Se sei bravo con Excel, puoi inserire tutti questi dati in un foglio di calcolo e creare un diagramma a barre che mostri graficamente i costi relativi a ogni stampante. Ma ecco come fare con una calcolatrice, un foglio di carta e una penna.

  1. Moltiplica il numero di pagine che stampi ogni mese per il numero di mesi di proprietà della stampante. Ripeti l’esercizio due volte: una volta con il numero totale di pagine e una volta con quello delle pagine a colori. Ecco un esempio che prevede il 50% di pagine a colori.
    750 pagine al mese x 48 mesi = 36.000 pagine
    375 pagine a colori al mese x 48 mesi = 18.000 pagine a colori


    Perché abbiamo suddiviso i costi? Ogni pagina userà l’inchiostro nero, ma non tutte useranno gli inchiostri colorati.

  2. Sottrai le pagine relative alle cartucce incluse nella confezione dal totale delle pagine. Per esempio, se le cartucce incluse producono 2.000 pagine, sottrai 2.000 dal numero totale di pagine del passaggio 1.
    36.000 pagine totali – 2.000 pagine delle cartucce incluse = 34.000 pagine totali
    18.000 pagine a colori – 2.000 pagine delle cartucce incluse = 16.000 pagine a colori
  3. Dividi il numero delle pagine restanti per la capacità delle cartucce di toner sostitutive. Per esempio, se una cartuccia di toner nero può stampare 5.000 pagine:
    34.000 ÷ 5.000 = 6,8

    Dal momento che non è possibile acquistare una frazione di una cartuccia, arrotonda la cifra a 7 cartucce.
    Per identificare il numero di cartucce a colori è necessario un ulteriore passaggio, perché ci vogliono tre toner diversi – magenta, giallo e ciano (blu) – per produrre immagini a colori. Quindi, se le cartucce a colori possono stampare 5.000 pagine:

    18.000 ÷ 5.000 = 3,6 (arrotonda a 4 cartucce)
    4 x 3 = 12 cartucce
  4. Ora sei pronto a calcolare il costo delle cartucce di toner per l’intera vita della stampante. Ecco un esempio basato su una stampante tipo venduta nei negozi.
    Cartucce nere: 7 x €50 = €350
    Cartucce a colori: 12 x €70 = €840
    COSTO DELLE CARTUCCE €1.190
  5. Se acquisti una delle stampanti tipo vendute in negozio, la userai per tre anni più a lungo rispetto alla normale garanzia di un anno. Per tutelare il tuo investimento, acquisterai l’estensione di garanzia per due anni complessivi al costo di €50, sperando che non succeda nulla alla stampante nel corso del terzo e quarto anno.
  6. Abbiamo finito. Sommiamo tutti i costi.
    Prezzo della stampante: €355
    Toner: €1.190
    Garanzia: €50
    COSTO TOTALE DI PROPRIETÀ: €1.595

Alla fine non è così complicato. Si tratta solo di tanti piccoli passaggi da sommare.

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