Migliora i tuoi flussi di lavoro con la scansione su email

L’email ha cambiato il modo di collaborare con i colleghi e di comunicare con i clienti.

Invece di stampare un file e poi inviarlo per posta o via fax al cliente, si può allegarlo a un’email e recapitarlo al destinatario in pochi secondi. Nel tempo, questa funzionalità ha consentito alle aziende di usare meno carta risparmiando denaro e spazio in ufficio.

Ma ci sono ancora casi in cui ci troviamo a dover gestire documenti cartacei. Le agenzie immobiliari e gli studi legali utilizzano ancora contratti cartacei, così come gli uffici che si occupano di spedizioni gestiscono documenti contabili e distinte delle merci. Alcune aziende hanno quindi bisogno di archivi sempre più grandi per ospitare tutti questi documenti e i dipendenti devono trovare ciò che cercano in montagne di carta. Con la funzione di scansione su email (scan-to-email) l’azienda può automatizzare questi flussi di lavoro e archiviare copie digitali dei documenti, risparmiando tempo e denaro.

Scansionando i documenti aziendali e salvandoli su un server, i documenti diventano accessibili a tutti i dipendenti autorizzati all’interno dell’organizzazione. Ciò offre molteplici benefici all’azienda. Ecco alcuni modi in cui la scansione su email può facilitare i tuoi flussi di lavoro aziendali.

Inoltro più agevole

Inoltrare dei documenti cartacei richiede tempo; a volte i documenti rimangono su una scrivania per settimane prima che qualcuno li approvi. Con la scansione su email puoi inviare i documenti elettronicamente e sollecitare una risposta se non la ricevi nei tempi previsti, potrai fare a meno delle visite in posta o all’ufficio del supervisore per richiedere un documento.

Ricerca più veloce

Quando sei alla ricerca di un documento specifico, scartabellare tra annate intere di carta può far perdere molto tempo. I documenti cartacei possono essere archiviati nel posto sbagliato oppure andare persi nella consultazione. Se invece i file vengono salvati con un nome appropriato su un server, i dipendenti autorizzati possono individuarli tramite una semplice ricerca. Eseguendo poi un backup regolare del server, i documenti non andranno mai persi e sarà possibile evitarne la cancellazione limitando i diritti di accesso dei dipendenti alla cartella alla sola lettura.

Accesso ovunque

I dipendenti lavorano sempre più da remoto, mentre sono in viaggio, da casa o in un bar nella pausa caffè prima di un meeting. Se i documenti sono scansionati su un server basato su cloud, i dipendenti vi accederanno facilmente tramite un dispositivo mobile o un laptop. Se durante una riunione c’è la necessità di visionare un documento, è possibile farlo senza dover chiamare l’ufficio e farselo inviare via fax.

Conversione in documenti modificabili

Nei casi in cui i documenti debbano essere modificati, la funzione di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) della scansione su email è in grado di convertire i documenti in versioni modificabili. È l’ideale per esempio quando si deve aggiornare un vecchio contratto che è disponibile solo in versione cartacea. In pratica è come dare nuova vita ai documenti! Una volta scansionato, puoi convertirlo in un documento Microsoft Office per condividerlo e rielaborarlo… una cosa che non puoi fare con la app della fotocamera o con Evernote.

La scansione su email ha già cambiato il modo in cui molte aziende salvano e condividono i documenti. Convertendo i documenti cartacei in formato digitale, li renderemo disponibili in modo permanente ed eviteremo la necessità di spedirli, inviarli via fax o consegnarli personalmente a clienti e colleghi.

Vuoi risparmiare tempo e denaro preziosi e scoprire come implementare la scansione su email nella tua azienda? Leggi questo fantastico articolo di Xerox per sapere esattamente come fare.

 

Ramon Ray, Marketing & Technology Evangelist, Smallbiztechnology.com & Infusionsoft. Biografia completa su http://www.ramonray.com/. Visita il suo blog sulle soluzioni per piccole imprese Author Page e contattalo tramite Google+, Twitter o Facebook.