Seven Workplace Hacks for Smarter Document Workflow

Sette trucchi per una gestione intelligente dei documenti

Come ottimizzare in modo rapido e semplice il flusso di informazioni nel tuo ambiente di stampa

I documenti sono la linfa di un’azienda. Infatti, oltre un terzo dei processi aziendali si basa sui documenti[1].

Il problema è che le aziende sprecano troppo tempo e troppi soldi per gestire i loro documenti. In media ogni 10 milioni di ricavi[2]se ne spende 1 milione nella gestione dei documenti, e fino al 40-60% delle chiamate all’assistenza IT riguarda problemi di stampa.

La buona notizia è che se svolgi una rapida valutazione del tuo ambiente di stampa, troverai un sacco di modi intelligenti per sfruttare al meglio le tue risorse di stampa.

Se sei tu che gestisci le stampanti, ecco qualche trucco per migliorare la gestione e il flusso dei documenti.

1. Automatizza i passaggi semplici

La maggior parte delle stampe e dei processi documentali include azioni ripetitive, come archiviare le fatture, elaborare i reclami e salvare i file nelle cartelle giuste. Oggi i tuoi utenti svolgono molti di questi compiti manualmente. Ma valutando e comprendendo meglio i flussi di lavoro necessari, puoi automatizzarli, trasformandoli in flussi di lavoro digitali preimpostati utilizzando le tue stampanti multifunzione.

Non devi fare altro che impostare una app sulla tua multifunzione in grado di salvare i file nelle cartelle designate e il gioco è fatto. Trasformerai un processo noioso a più passaggi in un lavoro rapido da un clic.

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2. Passa al cloud (e rimanici)

Spostare pesanti file grafici come i materiali di marketing in archivi sul cloud è un’operazione intelligente mentre ancora molti condividono file pesanti usando l’email! Così devono scaricarne una copia prima di poterli stampare oppure devono scansionarli e salvarli in archivi su cloud come Dropbox.

Passando a Dropbox o MS 365, non saranno necessari dodici passaggi diversi per scaricare un file pesante e stamparlo. Gli utenti dovrebbero poter accedere e stampare grandi file senza doverli scaricare, inviare per email o salvarli su una chiavetta.

Imposta le tue multifunzione per scansire e stampare direttamente i documenti dialogando con app come Dropbox. In questo modo ridurrai il numero di passaggi del processo e guadagnerai spazio prezioso sul server, tutto nello stesso tempo.

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3. Individua e risolvi i problemi a distanza

Quando i tuoi utenti hanno un problema con il flusso dei documenti è naturale che si rivolgano a te per risolverlo ma è anche giusto che tu non debba accorrere ogni volta che qualcosa non va con una stampante.

La buona notizia è che le multifunzione di oggi sono così intelligenti che ti consentono di risolvere i loro problemi da remoto.

Utilizzando un’interfaccia di gestione a distanza, potrai interagire con le tue multifunzione e le loro impostazioni per individuare e risolvere i problemi da remoto.

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4. Gestisci le scorte in modo proattivo

Probabilmente in azienda ci saranno varie persone che ordinano le cartucce di toner per modelli di stampanti diversi, da fornitori diversi in momenti diversi. Così non va.

Imposta invece le tue stampanti per inviarti automaticamente un avviso per email quando il toner inizia a scarseggiare. Così sarai l’unico a ordinare i prodotti e li ordinerai solo al bisogno.

5. Colore, ma non per tutti

La stampa a colori è più dispendiosa di quella in bianco e nero. Allo stesso tempo, è importante che alcuni documenti vengano stampati a colori.

Quindi non consentire a tutti di stampare tutto a colori. Utilizza invece permessi e controlli per limitare la stampa a colori a specifici utenti, uffici e tipi di documenti, o persino orari.

Lo stesso dispositivo può essere utilizzato per consentire solo ai venditori di stampare presentazioni a colori per i clienti, evitando che qualcuno si stampi quelle stupende foto delle vacanze.

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6. Passa alla stampa fronte-retro

La stampa fronte-retro è un modo facile per ottenere grandi risultati. Scegli stampanti che offrano l’opzione fronte-retro come predefinita.

Dimezzerai costi e utilizzo di carta.

7. Sfrutta la stampa on-demand

Il 90% delle aziende ha subito violazioni della sicurezza a causa di una scarso controllo della stampa[3] e troppo spesso accade perché qualcuno lascia documenti con dati sensibili nel vassoio di uscita.

Non è solo una minaccia alla sicurezza, ma anche uno spreco di carta e di denaro. Infatti, circa il 50% della pagine stampate viene buttato via e il 20% non viene mai ritirato dalla stampante[4].

Con la stampa on-demand, o ”pull printing”, il multifunzione rilascia i documenti solo quando la persona che ha lanciato la stampa si identifica tramite un codice PIN o un tesserino magnetico. In una sola mossa risolverai un problema di sicurezza e un problema di costi.

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Se migliori il flusso dei documenti che viaggiano nella tua azienda, migliori anche la circolazione delle informazioni. Non è una cosa da poco.

Trovando la soluzione giusta ti semplifichi la vita, facendo risparmiare soldi all’azienda e migliorando il lavoro delle persone.

Questi semplici trucchi ti aiuteranno a raggiungere l’obiettivo.

 

Le prossime mosse

Mettere in pratica questi trucchi è un buon inizio ma solo dopo aver effettuato una valutazione approfondita del tuo ambiente di stampa potrai cominciare a sfruttarlo al massimo.

Leggi la nostra "Guida pratica alla gestione dei documenti" per scoprire come risparmiare soldi, migliorare la produttività dei tuoi utenti e semplificarti la vita.

O ancora meglio, scopri come i servizi MPS possono aiutarti a esternalizzare gli sforzi necessari per ottimizzare le spese, sfruttare al meglio la tua infrastruttura e consentire ai tuoi utenti di lavorare meglio.

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Chi siamo

Xerox crede che migliorare il flusso di lavoro sia fondamentale per migliorare il modo di lavorare.

Aiutiamo le aziende ad affrontare le inefficienze nella gestione dei documenti, così il lavoro può migliorare.

Parliamone.

 

 


[1] Poor document processes lead to significant business risk, IDC
[2] I know what you’re thinking, Angele Boyd, Industry Analyst, IDC
[3] The biggest mistakes companies make with data security, Digital Guardian, May, 2015
[4] Nuance Print Management, 2016