Dieci aspetti da prendere in considerazione nell’acquisto di una stampante multifunzione

1. Conoscere le proprie esigenze.

Devi sapere cosa vuoi che la stampante multifunzione faccia per te e per i tuoi utenti finali. Oltre a stampare e fotocopiare, come vuoi utilizzare la stampante multifunzione al fine di gestire i documenti, ridurre la carta, semplificare il flusso di lavoro, eseguire scansioni nel cloud, lavorare da remoto, ecc. Quanti lavori di copiatura, stampa, fax, scansione ed e-mail eseguirai ogni giorno? Quanti utenti condivideranno il dispositivo? La stampante deve essere a colori? Wireless? Utilizzabile su dispositivi mobili e nel cloud? Sono diversi i requisiti da prendere in considerazione.

2. Conoscere il costo totale di gestione (TCO) e il rapporto costo/benefici.

Quando si valuta una stampante multifunzione, non bisogna limitarsi al costo del componente hardware iniziale. Ci sono molti altri fattori da considerare, incluso il costo dei materiali di consumo. Dopo avere preso in considerazione i costi dell’inchiostro, le stampanti multifunzione a getto d’inchiostro, inizialmente percepite come a basso costo, spesso rivelano un TCO ovvero un costo di gestione pari o superiore alle stampanti multifunzione laser che, di fatto, offrono prestazioni migliori. Il TCO può inoltre aumentare notevolmente per i dispositivi difficili da utilizzare e mantenere, inaffidabili o privi delle funzionalità e caratteristiche che consentono di produrre in modo efficiente ed efficace i risultati desiderati.

La stampante multifunzione può diventare una risorsa utile per gestire e contenere i costi di stampa, oltre a introdurre nuove funzionalità in azienda se scelta in modo adeguato. Pensa a come le stampanti multifunzione possono migliorare il costo totale di proprietà delle risorse di stampa, oltre a consolidare e migliorare la gestione delle risorse aziendali e migliorare l’efficienza dei processi operativi.

3. Conoscere l’opinione di terze parti.

Confronta i dati sulle effettive prestazioni e sui problemi di gestione e supporto riportati sulle schede tecniche del fornitore con i dati delle società di prova indipendenti. Cosa deduci dalle esperienze degli esperti di settore sulla qualità e le prestazioni del prodotto che stai valutando di acquistare?
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4. Sapere quanto è facile collegarsi a una rete esistente.

Valuta quanto sarà facile integrare la stampante multifunzione nella tua rete esistente. È facile da implementare? Richiede poco addestramento iniziale? È fornita con un software o procedure guidate per l’installazione, la risoluzione dei problemi e gli aggiornamenti?

Se il tuo gruppo di lavoro deve stampare su più dispositivi distribuiti (smartphone, tablet, portatili, ecc.) verso una destinazione facilmente accessibile, considera l’acquisto di una stampante multifunzione wireless o WiFi. Le stampanti multifunzione WiFi si collegano a una rete senza doversi collegare a tale rete tramite cavi. Ciò consente di stampare facilmente quando si è in movimento, senza cavi brutti da vedere e pericolosi.

5. Conoscere quanto è facile da utilizzare.

Evitate i rallentamenti e le interruzioni costose del lavoro dei dipendenti scegliendo una stampante multifunzione facile da utilizzare. Optate per interfacce utente intuitive, requisiti di addestramento minimi e documentazione e supporto online facilmente accessibili. Se vi serve il supporto tecnico, assicuratevi che la stampante sia fornita con una copertura di assistenza da parte del produttore.

Le interfacce simili ai tablet rendono particolarmente facili da utilizzare le stampanti multifunzione più nuove. Consentono di toccare, sfiorare, pizzicare e fare scorrere le dita proprio come si farebbe con uno smartphone o tablet. Le app integrate nell’interfaccia consentono di aggiungere, cancellare o sostituire gli strumenti personalizzando i flussi di lavoro.

Le stampanti multifunzione utilizzabili su dispositivi mobili e cloud rendono facile lavorare pressoché ovunque. Con queste stampanti le app diventano lo strumento più veloce per scaricare, condividere, stampare, scansionare, distribuire e — persino tradurre — i documenti ovunque ci si trovi.

6. Verificare se è multitasking.

Scegliete una stampante multifunzione che sia realmente multifunzione. Gli utenti possono accedere a ciascuna funzione necessaria, anche se le altre funzioni sono già in uso? Ricorda che alcuni prodotti, come le stampanti All-in-One, offrono più funzioni in un singolo dispositivo, tuttavia non sono in grado di svolgere queste funzioni simultaneamente. Se non possono offrire contemporaneamente tutte le funzioni di una stampante multifunzione, si rischiano interruzioni a causa dei rallentamenti.

7. Verificare se consente la comunicazione bidirezionale

La mancata comunicazione puntuale e accurata delle informazioni agli utenti e agli amministratori IT in merito allo stato del lavoro di stampa, delle code e dei dispositivi richiederà ulteriori interventi da parte vostra e del vostro personale per risolvere, prevenire o prevedere i problemi. Le comunicazioni bidirezionali efficaci, sia presso la stampante multifunzione che lungo la rete, sono essenziali per la costante operatività del prodotto. Scegli una stampante che offra funzionalità di consultazione dello stato dei job di stampa e del dispositivo dal PC, così come la possibilità di visualizzare tutte le code di stampa sul dispositivo e lungo la rete.

8. Valutare il servizio di assistenza tecnico fornito, “l’intelligence remote” e verificare la possibilità di gestire il dispositivo da remoto.

Considera l’impegno del fornitore a fornire un dispositivo affidabile, così come utility e strumenti per la gestione delle apparecchiature. Si tratta di un aspetto che potresti desiderare ora o in futuro. Cerca un software di gestione del dispositivo che ottimizzi la disponibilità e operatività della stampante. Il fornitore offre tempi di risposta brevi e un servizio qualitativamente costante? Devi avere la certezza che la tua stampante multifunzione sia operativa per garantire un ufficio efficiente e produttivo.

Le stampanti multifunzione più sofisticate consentono di gestire le apparecchiature e anche le informazioni. Integrando gli strumenti giusti, ad esempio i servizi di stampa gestita, la stampante multifunzione diventa il centro del tuo ambiente di gestione dei documenti. Può automatizzare processi operativi, ottimizzare la gestione remota dei dispositivi e assistere il tuo help desk attraverso strumenti integrati. Un’interfaccia collegata a un’app apre innumerevoli possibilità future per il dispositivo e per la gestione dei documenti. 

9. Conoscere se offre il livello di sicurezza e riservatezza desiderato.

Il dispositivo offre un livello di sicurezza adeguato per la tua azienda? È scalabile per offrire maggiore sicurezza se cambiassero le tue esigenze?

Le stampanti multifunzione, se lasciate senza alcun controllo, possono essere dei punti d’ingresso vulnerabili alle violazioni dei dati o agli attacchi pericolosi. Il modo migliore per proteggere i tuoi dati è quello di scegliere stampanti multifunzione che eccedano gli standard di settore in materia di prevenzione delle intrusioni, rilevazione dei dispositivi e crittografia dei dati. Cerca inoltre produttori di stampanti multifunzione che collaborino con esperti di sicurezza informatica, come McAfee e Cisco.

10. Conoscere il software e le soluzioni disponibili.

Devi conoscere il software e le soluzioni compatibili disponibili presso il fornitore, così come presso i suoi partner.

Le stampanti multifunzione possono aiutarti a semplificare i processi doppi e complessi di gestione dei documenti e a organizzare, modificare e archiviare elettronicamente i tuoi documenti cartacei. Con una stampante multifunzione e una semplice applicazione software puoi trasformare i documenti cartacei in formati elettronici, inviandoli a più destinazioni (e-mail, repository di documenti nel cloud, cartelle di rete, stampanti remote, sistemi di automazione di back-office, ecc.) con una singola scansione.

Le stampanti multifunzione utilizzabili tramite app vanno oltre. Riuniscono funzioni e flussi di lavoro in un’interfaccia basata su app facile da utilizzare dal proprio tablet o cellulare. Consentono di stampare dal cloud, eseguire scansioni nel cloud e collegare gli smartphone alle MFP WiFi, affinché tu possa lavorare da qualsiasi luogo in qualsiasi momento.

Una volta acquisite le informazioni necessarie attraverso queste domande, sarai pronto a fare la scelta giusta per il tuo business.

Le stampanti multifunzione possono aiutarti a semplificare i processi doppi e complessi di gestione dei documenti e a organizzare, modificare e archiviare elettronicamente i tuoi documenti cartacei. Con una stampante multifunzione e una semplice applicazione software puoi trasformare i documenti cartacei in formato elettronico, inviandoli a più destinazioni (e-mail, repository di documenti nel cloud, cartelle di rete e persino stampanti remote) con una singola scansione.

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