Informativa sulla privacy Xerox

Introduzione

La presente informativa sulla privacy riguarda i siti Web e le applicazioni di Xerox Corporation ("Xerox" o "noi") che includono un collegamento alla presente informativa.  La presente informativa si applica anche alle attività di marketing e pubblicitarie di Xerox dove e quando vi si fa riferimento. Il suo scopo è informare in merito alla nostra procedura di raccolta e utilizzo dei dati personali dell'utente.

Dati personali che raccogliamo

L'utente può decidere di fornire i propri dati personali per consentire a Xerox di comunicare con lui, elaborare i suoi ordini, fornirgli servizi o per eventuali possibilità di occupazione. I dati che raccogliamo dipendono dal contesto delle interazioni tra l'utente e Xerox, dalle scelte effettuate dall'utente, ivi incluse le impostazioni sulla privacy, e dai prodotti e funzionalità scelte dall'utente. I dati personali raccolti possono essere i seguenti:

Nome e dati di contatto. Nome e cognome, indirizzo e-mail, indirizzo postale, numero di telefono e altri dati di contatto simili per comunicare con l'utente, elaborare ordini o fornire prodotti o servizi. Potremmo inoltre registrare il nome del datore di lavoro dell'utente, qualora l'utente si occupi di approvvigionare prodotti o servizi per conto di un'organizzazione, e le informazioni relative ai precedenti acquisti e alle preferenze di acquisto online dell'utente.  Alcuni moduli possono richiedere il numero cliente o dettagli del prodotto quali il numero di serie.

Credenziali. Password, suggerimenti per le password e informazioni di sicurezza simili utilizzati per l'autenticazione e l'accesso all'account.

Dati demografici. Dati personali come il paese di residenza e la lingua preferita dell'utente.

Dati di pagamento. Dati necessari per elaborare il pagamento qualora l'utente effettui acquisti, come il numero di carta di credito e il relativo codice di sicurezza associato.

Dati di localizzazione. Possiamo raccogliere dati (precisi o meno) sull'ubicazione dell'utente. I dati di localizzazione precisi possono essere quelli ottenuti da un sistema GNSS (Global Navigation Satellite System), ad esempio GPS, nonché i dati che identificano ripetitori per cellulari e hotspot Wi-Fi vicini, qualora l'utente abiliti prodotti o funzioni basati sulla localizzazione. I dati di localizzazione imprecisi sono, ad esempio, una posizione rilevata dal dispositivo dell'utente o dati che indicano la posizione dell'utente con minore precisione, come una città o un codice postale.

Dati sui social media. Potremmo fornire funzionalità di social media che consentono all'utente di condividere informazioni sui propri social network.  L'utilizzo di queste funzionalità può comportare la raccolta o la condivisione di informazioni sull'utente da parte del sito di social network.  L'utente deve esaminare le politiche sulla privacy e le impostazioni dei social network utilizzati per conoscere le loro pratiche al riguardo.

Domande di lavoro/Curricula vitae. Le informazioni relative a domande di lavoro e curricula vitae che l'utente fornisce a Xerox, direttamente o indirettamente, qualora invii una richiesta di assunzione. L'utente è a conoscenza del fatto che la sua domanda può includere dati personali riservati. Xerox utilizza tali informazioni per valutare la domanda e svolgere le attività di assunzione pertinenti.

Feedback e recensioni di prodotti. Informazioni fornite dall'utente e il contenuto di messaggi inviati, come feedback e recensioni di prodotti, messaggi o domande su blog e informazioni fornite per l'assistenza clienti. Le informazioni fornite dall'utente quando ci contatta tramite il nostro sito Web, un'applicazione Xerox o un help desk, ad esempio per assistenza tramite conversazione telefonica o sessione chat con un nostro rappresentante, possono essere monitorate e registrate. Feedback, messaggi e recensioni dell'utente verranno utilizzati per apportare miglioramenti ai nostri prodotti e servizi.

Navigazione del sito Web. Informazioni sulle visite ai nostri siti Web e sulle abitudini di navigazione.  Possono comprendere dati relativi al dispositivo dell'utente, quali l'indirizzo IP (Internet Protocol), il tipo di browser e le impostazioni regionali e di lingua. Tutto ciò sarà descritto in modo più dettagliato nella sezione "Scelte relative a cookie, Web beacon e privacy". Raccogliamo tali informazioni per determinare il numero di visitatori nelle varie parti dei nostri siti Web e per personalizzare l'esperienza dell'utente sui nostri siti, adattando le nostre interazioni con il visitatore.

Prodotti. Alcuni prodotti Xerox raccolgono dati come registrazione del prodotto, letture dei contatori, livelli dei materiali di consumo, configurazione e impostazioni delle apparecchiature, versione del software e codici di errore.  Xerox utilizza tali informazioni per finalità di miglioramento dei prodotti, fatturazione, generazione di report, rifornimento di materiali di consumo e servizi di assistenza.

Fonti di terze parti. Otteniamo dati anche da terze parti. Suddette fonti di terze parti variano nel tempo, ma sono fonti ritenute credibili da noi e possono essere disponibili pubblicamente o su base commerciale. Possono comprendere:

  • Intermediari di dati dai quali acquistiamo dati demografici per integrare i dati che raccogliamo;
  • I social network quando l'utente concede a un prodotto Xerox l'autorizzazione ad accedere ai propri dati su uno o più network;
  • Enti designati all'interno dell'azienda o impresa dell'utente (come un membro del dipartimento IT), intesi a fornire servizi all'utente;
  • Partner con i quali offriamo servizi brandizzati o svolgiamo attività di marketing congiunte. Se l'utente acquista servizi o prodotti Xerox da un partner Xerox, potremmo ricevere determinate informazioni sul suo acquisto da quel partner;
  • Agenzie di prevenzione delle frodi o agenzie di segnalazione crediti, in relazione alle deliberazioni sul credito; e
  • Fonti pubblicamente disponibili come database governativi aperti o altri dati di dominio pubblico.

Come utilizziamo i dati personali

Raccogliamo e trattiamo i dati personali con il consenso dell'utente come richiesto dalla legge o, se necessario, per soddisfare gli interessi legittimi di Xerox, tra cui: (i) fornire prodotti e servizi; (ii) gestire, amministrare e condurre la nostra attività; (iii) soddisfare i nostri obblighi contrattuali e legali; (iv) effettuare attività di marketing diretto; (v) prevenire le frodi e (vi) proteggere la sicurezza dei nostri sistemi e dei nostri clienti.

I dati personali inviati da soggetti operanti nell'esercizio di imprese possono essere inseriti nelle directory dei database aziendali disponibili. Xerox utilizza i dati personali per:

  • rispondere alle domande dell'utente e comunicare con l'utente;
  • fornire supporto ai clienti;
  • divulgare notizie, aggiornamenti e suggerimenti utili relativi a prodotti e servizi Xerox;
  • abilitare lo shopping online;
  • informare l'utente su promozioni speciali e altri annunci pubblicitari;
  • consentire all'utente di registrarsi per i servizi online;
  • creare partnership con rivenditori;
  • ricevere e valutare domande di lavoro;
  • personalizzare, analizzare e migliorare i nostri prodotti, servizi, tecnologie, comunicazioni e relazioni con l'utente;
  • consegnare prodotti e servizi richiesti dall'utente;
  • informare l'utente su questioni amministrative riguardanti prodotti e servizi Xerox; e
  • in caso di fusione o acquisizione di Xerox o di una parte sostanziale dei suoi asset, divulgare o trasferire i dati personali rispettivamente alla parte restante o acquirente.

Come divulghiamo i dati personali

Divulghiamo i dati personali dell'utente quando sono necessari per completare una transazione o fornire un prodotto o un servizio, richiesto o autorizzato dall'utente. Ad esempio, quando l'utente fornisce i dati di pagamento per effettuare un acquisto, divulgheremo tali dati a banche e altre entità che elaborano le transazioni di pagamento o forniscono altri servizi finanziari, nonché per la prevenzione delle frodi e la riduzione del rischio di credito.

Divulghiamo i dati personali ad affiliate e consociate di Xerox al fine di garantire un'efficiente conduzione della nostra attività. Condividiamo inoltre i dati personali con fornitori o agenti che lavorano per conto nostro per le finalità descritte nella presente informativa o nei nostri contratti con l'utente. Ad esempio, le aziende alle quali abbiamo commissionato di fornire assistenza ai clienti o assistere nella manutenzione e gestione dei prodotti tramite i nostri sistemi e servizi potrebbero avere necessità di accedere ai dati personali per espletare tali funzioni. In tali casi, le suddette aziende sono tenute per contratto a rispettare i nostri requisiti sulla privacy e la sicurezza dei dati e non sono autorizzate a utilizzare i dati personali che ricevono da noi per nessun altro scopo. Potremmo anche divulgare dati personali come parte di una transazione aziendale, ad esempio una fusione o una vendita di asset.

Infine, trasferiremo o divulgheremo dati personali quando riterremo in buona fede che ciò sia necessario per:

  • Rispettare la legge vigente o rispondere a procedimenti legali legittimi, anche da parte di forze dell'ordine o altri enti governativi;
  • Proteggere i nostri clienti, ad esempio per prevenire i tentativi di frodare gli utenti dei nostri prodotti o per aiutare a prevenire la perdita di vite umane o gravi lesioni a chiunque; o
  • Gestire e preservare la sicurezza dei nostri prodotti, ivi incluso per prevenire o bloccare un attacco ai nostri sistemi o reti di computer.

Dove elaboriamo e archiviamo i dati personali

I dati personali raccolti da Xerox possono essere trasferiti, archiviati ed elaborati nella regione dell'utente, negli Stati Uniti o in qualsiasi altro Paese in cui sono presenti strutture di Xerox o di sue consociate, filiali, subappaltatori, agenti o partner.  Consociate, filiali, subappaltatori, agenti e partner di Xerox sono tenuti per contratto a salvaguardare tutti i dati personali che ricevono da noi ed è loro vietato l'utilizzo dei dati personali per finalità diverse dall'erogazione dei servizi nelle modalità indicate da Xerox. Inoltre, adottiamo misure per fornire adeguata protezione in caso di trasferimento di dati personali in conformità con la legge vigente.

Le nostre linee guida sulla privacy vengono comunicate ai dipendenti Xerox su base annua come parte del nostro programma di formazione obbligatorio. Adottiamo le misure necessarie per garantire che i dati raccolti in base alla presente informativa sulla privacy vengano elaborati in base alle disposizioni di questa informativa e ai requisiti della legge vigente, ovunque si trovino i dati.  A volte trasferiamo dati personali dallo Spazio economico europeo e dalla Svizzera ad altri paesi. In tali casi, adottiamo una varietà di meccanismi legali, ivi inclusi i contratti, per garantire che i diritti e le salvaguardie richiesti vengano applicati ai dati dell'utente.

Periodo di conservazione dei dati

Xerox conserva i dati personali per il tempo necessario a fornire i prodotti e ad adempiere ai servizi e alle transazioni richiesti o per altri scopi essenziali come adempiere ai nostri obblighi legali, risolvere le controversie e far rispettare i nostri accordi. I periodi effettivi di conservazione possono variare. I criteri utilizzati per determinare i periodi di conservazione sono: (i) per quanto tempo sono necessari i dati personali per fornire i nostri prodotti o gestire la nostra attività; (ii) se i dati personali sono di tipo riservato; e (iii) se Xerox è soggetta ad un obbligo legale, contrattuale o simile per la conservazione dei dati.

I diritti dell'utente sui dati personali

L'utente ha diritto di scelta in merito ai dati che raccogliamo. Quando gli viene chiesto di fornire i propri dati personali, l'utente può scegliere di rifiutarsi. Tuttavia, se sceglie di non fornire i dati necessari per la fornitura di un prodotto o una funzionalità, l'utente potrebbe non essere in grado di utilizzare tale prodotto o funzionalità.

  • Se il trattamento dei dati personali è basato sul consenso dell'utente, quest'ultimo ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento;
  • Ove applicabile, l'utente ha il diritto di richiedere a noi, (i) accesso e ricezione dei dati personali, (ii) trasferimento dei dati personali e (iii) rettifica o cancellazione dei propri dati personali;
  • L'utente può avere inoltre il diritto di opporsi o porre limitazioni al trattamento dei propri dati personali;
  • L'utente ha il diritto di opporsi a comunicazioni di marketing diretto; e
  • Ha il diritto di presentare reclamo presso un organo di controllo o un'autorità di protezione dei dati.

È possibile contattare Xerox per verificare l'esattezza dei dati personali o richiedere che le informazioni vengano aggiornate o cancellate scrivendo a ethics@xerox.com. Indicare "Accesso" nella riga dell'oggetto e comunicare i dettagli della richiesta nel corpo del messaggio. È inoltre possibile contattarci alla Ethics Helpline di Xerox al numero 1-866-XRX-0001. Xerox si riserva il diritto di confermare l'identità dell'utente e di modificare l'ambito e il numero di richieste.  In alcuni casi, la richiesta dell'utente può essere respinta sulla base di un'eccezione legittima o laddove siamo legalmente impossibilitati a rispettare tale richiesta.

Bambini

Xerox non indirizza alcuna parte del proprio sito Web ai minori di 13 anni (o l'età stabilita dalla legge locale) e non raccoglie consapevolmente dati personali da bambini né indirizza il proprio sito Web o prodotti a bambini.

Sicurezza dei dati personali

Xerox si impegna a proteggere la sicurezza dei dati personali e a mantenere un rigoroso controllo sul loro accesso.  Utilizziamo ragionevoli e appropriate procedure fisiche, tecniche e amministrative volte a salvaguardare le informazioni personali che raccogliamo ed elaboriamo.  Solo il personale Xerox autorizzato e quello di consociate, filiali, agenti e partner di Xerox sono autorizzati a gestire le informazioni inviate a Xerox.

I siti Web di Xerox memorizzano i dati personali in ambienti protetti da password su server soggetti alle politiche, agli standard e alle procedure di sicurezza delle informazioni di Xerox. Utilizziamo una varietà di tecnologie e procedure di sicurezza per proteggere i dati personali da accessi, utilizzi e divulgazioni non autorizzati. Ad esempio, archiviamo i dati personali forniti dall'utente su sistemi informatici con accesso limitato e in strutture controllate. Quando trasmettiamo dati personali riservati come una password su Internet, la proteggiamo mediante crittografia.

Per garantire la possibilità di acquistare con sicurezza dai siti Web di Xerox, Xerox protegge i dati delle carte di credito inviati online con tecnologia di crittografia o tokenizzazione standard del settore.

I nostri agenti e partner proteggono i dati personali

Quando si forniscono dati personali a Xerox, potrebbe essere necessario trasferire i dati personali a consociate, filiali, agenti o partner, incaricati di evadere gli ordini o fornire i servizi. Consociate, filiali, agenti e partner di Xerox hanno l'obbligo di gestire i dati personali con la medesima cura per la riservatezza dei dati personali applicata da Xerox.

Scelte relative a cookie, Web beacon e privacy

Cos'è un cookie?

I cookie sono piccoli file di testo che vengono posizionati sul computer o sul dispositivo mobile dell'utente dai siti Web visitati. Sono diffusamente utilizzati per far funzionare i siti Web in modo efficiente e per fornire informazioni ai proprietari del sito. I cookie sono utili perché consentono a un sito Web di riconoscere il dispositivo dell'utente, consentono lo spostamento tra le pagine in modo più efficiente, ricordando le preferenze dell'utente e in generale migliorando l'esperienza di navigazione.

Xerox come utilizza i cookie?

Xerox utilizza i cookie per riconoscere le visite ripetute ai nostri siti Web e per facilitare la navigazione Web e lo shopping online. I cookie memorizzano il paese e la lingua dell'utente, insieme a un ID di sessione casuale assegnato. In alcuni casi, i cookie memorizzano il nome e l'indirizzo in modo da non dover reinserire queste informazioni in più moduli.

Le informazioni sui cookie raccolte da Xerox ci aiutano a tracciare il numero di visitatori dei nostri siti Web nel tempo e a determinare se si tratta di visite nuove o ripetute.

Xerox collabora inoltre con partner pubblicitari di terze parti che utilizzano i cookie per fornire pubblicità Xerox su altri siti Web e per misurare l'efficacia delle nostre campagne pubblicitarie.  Ad esempio, utilizziamo Google Analytics per tracciare l'utilizzo e l'attività del sito Web.  Per ulteriori informazioni su come Google Analytics utilizza le informazioni dell'utente, cliccare qui.

Cos'è un Web beacon?

Un Web beacon è un'immagine elettronica che può essere utilizzata per riconoscere un cookie sul computer dell'utente o su un altro dispositivo quando visualizza una pagina Web o un'e-mail.

In che modo Xerox utilizza i Web beacon?

Xerox e i nostri partner pubblicitari di terze parti possono utilizzare i Web beacon sui nostri siti Web, nelle nostre e-mail e nelle nostre pubblicità su altri siti Web per misurare l'efficacia dei nostri siti Web e della nostra pubblicità. Ad esempio, i Web beacon possono contare il numero di persone che visitano i nostri siti Web da un particolare annuncio pubblicitario o il numero di persone che aprono un messaggio di posta elettronica o agiscono in risposta ad esse.

È possibile bloccare i cookie e i Web beacon?

Sì, è possibile abilitare, disabilitare o eliminare i cookie tramite il proprio browser. Consultare il menu "Guida" del proprio browser per informazioni dettagliate. Se si blocca l'uso dei cookie, non sarà possibile utilizzare alcune delle funzionalità sui siti Web Xerox, quali il carrello degli acquisti e i servizi di gestione account online. È possibile rendere inutilizzabili alcuni Web beacon disabilitando i cookie.

Collegamenti a siti Web non Xerox.

Altri siti Web a cui è possibile accedere tramite il nostro sito Web, ad esempio tramite pulsanti di social media o altri collegamenti, possono raccogliere determinate informazioni sull'utente attraverso l'uso di cookie, Web beacon e altre funzionalità. Non abbiamo accesso o controllo sui cookie o altre funzionalità che questi siti di terze parti possono utilizzare e le pratiche di utilizzo delle informazioni di tali siti Web non sono coperte dalla presente informativa sulla privacy. Esaminare le informative sulla privacy e le impostazioni del sito di terze parti per comprendere le relative pratiche.

Scelte sulla privacy: In che modo Xerox utilizza la pubblicità basata sugli interessi?

I siti Web collaborano con gli inserzionisti online per raccogliere informazioni sui visitatori, in modo da presentare annunci più utili e pertinenti. Tale pratica è nota come pubblicità basata sugli interessi o pubblicità comportamentale online. Xerox e i suoi partner pubblicitari di terze parti possono utilizzare cookie e Web beacon per pubblicare annunci basati sugli interessi, pertinenti e mirati ai propri clienti acquisiti e potenziali. Quando pubblica annunci basati sugli interessi, Xerox aderisce al programma di autoregolamentazione per la pubblicità comportamentale online.

Quali informazioni vengono raccolte dai siti Web di Xerox per la pubblicità basata sugli interessi?

Xerox e i nostri partner pubblicitari di terze parti possono utilizzare cookie o Web beacon per raccogliere informazioni a scopo di pubblicità basata sugli interessi in base alle visite effettuate su Xerox.com e altri siti Web. Questi cookie identificano le pagine visualizzate, i link e gli annunci su cui si fa clic, altre azioni eseguite su quei siti Web e il sito Web di provenienza. Allo stesso modo, gli inserzionisti online utilizzano i cookie per fornire pubblicità all'utente per aziende diverse da Xerox in base alle visite a Xerox.com e ad altri siti Web.

È possibile controllare la pubblicità basata sugli interessi che i siti Web di Xerox raccolgono sull'utente?

Sì, Xerox fornisce uno strumento per disattivare la raccolta dei dati da parte delle società che aderiscono al Programma di autoregolamentazione per la pubblicità comportamentale online..

Preferenze di comunicazione

Xerox può inviare e-mail commerciali all'utente contenente pubblicità sui propri prodotti e servizi. È inoltre possibile abbonarsi a varie comunicazioni relative a prodotti e servizi sui nostri siti Web. Se si riceve un'e-mail commerciale da Xerox e non si desidera riceverne altre, è possibile annullare la propria registrazione all'indirizzo www.xerox.com/unsubscribe o tramite un'opzione di annullamento della registrazione fornito nella comunicazione. È inoltre possibile inviare una richiesta di annullamento della registrazione a:

Marketing Privacy Preferences

Xerox Corporation

Marketing Manager

27063 SW Canyon Creek Road,

Building 63 MS 7063-630,

Wilsonville, OR 97070

Questa opzione di annullamento della registrazione non si applica alle comunicazioni che hanno la finalità principale di gestire il completamento dell'ordine, i contratti, il supporto, le avvertenze sulla sicurezza del prodotto, gli aggiornamenti del software o altri avvisi amministrativi e transazionali, il cui scopo principale non è di natura promozionale.

Contattare Xerox

Xerox si impegna a risolvere i reclami relativi alla privacy dell'utente e alla nostra raccolta o utilizzo dei suoi dati personali. Le richieste o le problematiche relative alla presente informativa sulla privacy e ai diritti dell'utente ai sensi delle leggi sulla privacy possono essere indirizzate all'ufficio Business Ethics and Compliance di Xerox.

Per segnalare domande o problematiche all'ufficio Business Ethics and Compliance, contattare la Ethics Helpline di Xerox. La Ethics Helpline di Xerox è riservata e anonima, se lo si desidera, ed è disponibile online e tramite il numero verde di seguito elencato.

È possibile contattarci anche tramite posta ordinaria all'indirizzo:

Xerox Corporation

Xerox Business Ethics and Compliance Office

201 Merritt 7

Norwalk, CT 06851-1056

USA

 

Xerox Limited è il nostro rappresentante per lo Spazio economico europeo e la Svizzera:

Xerox Limited, Riverview, Oxford Road, Uxbridge, UB8 1HS, Regno Unito

Per cercare la filiale Xerox nel paese o regione dell'utente, cliccare qui.

 

Per domande su prodotti o servizi Xerox, chiamare il numero verde 1-800-ASK-XEROX o 1-800-275-9376.  Maggiori informazioni di contatto sono disponibili su www.xerox.com in caso di domande su supporto, vendite, informazioni aziendali, borse di studio, ricerca e innovazione o servizi.

Aggiornamenti all'informativa

Xerox si riserva il diritto di apportare modifiche a questa informativa. In caso di modifiche, la presente informativa sulla privacy verrà revisionata al fine di includere tali modifiche e aggiornare la data di entrata in vigore.

Data di entrata in vigore dell'informativa: 1 maggio 2018.

Cosa è stato modificato in questo aggiornamento?

Questa informativa sulla privacy è stata aggiornata in modo da riflettere i cambiamenti dovuti all'introduzione del Regolamento europeo sulla protezione dei dati.