Xerox SMARTsend è una soluzione completa di acquisizione, conversione e instradamento di documenti che semplifica la gestione delle informazioni consentendo agli utenti di condividere in modo rapido, semplice e sicuro le informazioni cartacee.
Invio di documenti a più destinazioni con un'unica scansione:
Indirizzi email
Cartella di rete Microsoft
Cartella Novell Netware (versione 5.x, 6.x)
Cartelle FTP
Cartelle web Microsoft Exchange 2000
URL web
Stampante
Archivi di documenti:
DocuShare 2.2, 3.x, 4.x, 5.x
Domino (versione 5.x o 6.0)
Domino.Doc (versione 3.1)
Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
Scansione in formati standard del settore quali TIFF, PDF e JPEG.
Scelta del formato dei file di scansione in base alla destinazione. Per esempio, con SMARTsend Pro lo scanner può inviare il documento come PDF con funzione di ricerca a un archivio e come documento Microsoft Word a un indirizzo email.
Accesso diretto agli indirizzi email disponibile mediante la rubrica aziendale
Aggiunta di informazioni di indicizzazione (metadati) a qualunque documento scansito per una rapida operazione di ricerca e recupero nel proprio sistema di gestione del contenuto.
Scansire in o stampare da un archivio (versione SMARTsend Pro) direttamente dall'interfaccia utente di un dispositivo multifunzione abilitato all'EIP. Gli archivi possono contenere cartelle Xerox DocuShare™, Microsoft SharePoint e Windows
Copertine di scansione PaperWare (versione SMARTsend Pro): possibilità di modificare le destinazioni in fase di scansione.
Molteplici metodi di conferma scansione (a stampa o via email)
Architettura Microsoft.Net per una perfetta integrazione nella rete esistente
Non crea problemi tecnici. Facile da installare e gestire. Ottimizza i profili degli utenti di rete per garantire protezione e facilità di accesso. Non occorre impostare utenti individuali.
Facile da usare. Le procedure guidate per i flussi di lavoro offrono agli utenti una funzione di creazione del flusso di lavoro facile e guidata.
Ingombranti armadietti pieni di documenti cartacei finiscono rapidamente col rubare spazio prezioso in ufficio. In più, l'accesso a questi documenti risulta spesso difficoltoso. Se la soluzione è l'archiviazione digitale dei documenti, questa soluzione deve essere semplice ed economica da implementare e gestire.
Obiettivi chiave
Soddisfare i requisiti normativi in materia di informazioni cartacee
Aggiungere informazioni cartacee al sistema di gestione del contenuto elettronico esistente
Ridurre gli alti costi dei tradizionali sistemi di distribuzione tramite fax e corriere
Ridurre gli alti costi di archiviazione dei documenti cartacei
Trovare i documenti può essere frustrante e richiedere molto tempo
Flusso di lavoro e collaborazione inefficienti a causa di una lenta distribuzione di informazioni cartacee e digitali all'interno dell'organizzazione
Il software Xerox SMARTsend agevola come non mai la condivisione dei documenti, ampliandone in tal modo l'accessibilità a un maggior numero di utenti. Ottimizzate il vostro investimento nella rete e proiettate i vostri processi aziendali nel futuro con il software SMARTsend.
Risparmiare tempo definendo numerose destinazioni e formati file in un unico flusso di lavoro.
Risparmiare sulle spese postaliinviando i documenti elettronicamente anziché tramite posta.
Creare spazio di archiviazioneconvertendo in formato elettronico documenti cartacei conservati negli armadietti.
Ricerca e recupero più veloci dei documenti scansiti grazie alla possibilità di aggiungervi informazioni di indicizzazione (metadati).
Flusso di lavoro e collaborazione più efficienti grazie alla possibilità di recuperare o inviare rapidamente documenti cartacei e digitali in un unico archivio di informazioni condiviso da qualunque dispositivo multifunzione abilitato all'EIP
Invio di documenti a più destinazioni in formati diversi, tutti nel medesimo flusso di lavoro. La maggior parte delle soluzioni della concorrenza costringe a un invio per ciascuna destinazione o formato…un processo che implica un'enorme spreco di tempo.
Installazione e manutenzione estremamente semplici senza software aggiuntivi da caricare sul desktop dell'utente, a differenza di alcuni prodotti della concorrenza.
Compatibile con gran parte dei dispositivi - con SMARTsend è possibile utilizzare oltre 40 dispositivi Xerox WorkCentre Pro (compresi dispositivi abilitati al colore) e Document Centre. La compatibilità all'interno della linea di prodotti della concorrenza è molto più limitata.
Opzioni di pubblicazione del flusso di lavoro flessibili (flussi di lavoro del dispositivo con modelli e/o PaperWare) che la concorrenza non può assolutamente vantare.
Sviluppo più semplice e rapido di software interfaccia utente personalizzata rispetto a gran parte della concorrenza in quanto la tecnologia Xerox Extensible Interface Platform è basata su standard web
Il pulsante Scan to Home, non presente in quasi tutti i prodotti della concorrenza, semplifica la scansione per utenti in locale inviando automaticamente i documenti scansiti a una destinazione home predefinita.
TrueMatch: questo flusso di lavoro di ricerca e richiamo, un'esclusiva Xerox, può richiamare sul dispositivo i documenti che corrispondono a un documento scansito oppure contenenti informazioni simili.
Procedura di acquisto più semplice rispetto alla competizione in quanto il vostro rappresentante Xerox gestirà le vostre esigenze sia di hardware che di software.
Risoluzione dei problemi più veloce con un unico centro assistenza per il supporto hardware e/o software, rispetto alla concorrenza che ha centri assistenza separati per l'hardware e il software.
Le rinomate copiatrici, stampanti e stampanti multifunzione Xerox sono dotate di piattaforme flessibili in grado di gestire un'ampia gamma di soluzioni software. La funzionalità del software può variare in base al modello del prodotto. Contattare il proprio rappresentante commerciale per informazioni complete sulla compatibilità.
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